Proyectos: Configurar proyectos
El primer paso para vincular tu actividad al proyecto correspondiente es empezar a configurar los proyectos de trabajo.
Configuración > Proyectos > Configurar proyectos
Haz clic en el botón "Crear proyecto"
A la derecha se abrirá una ventana con las diferentes opciones para configurar el proyecto:
Nombre del proyecto
Descripción del proyecto
Color: elige un color con el que ilustrar el proyecto
Límite de tiempo: define si quieres limitar un máximo de minutos al día a ese proyecto. Por ejemplo, si seleccionas 60 minutos, la actividad al proyecto se irá descontando mientras trabajas en él hasta que se agote este límite de tiempo. Una vez consumido el tiempo diario el proyecto desaparecerá del desplegable de WorkProject.
Horario: define un rango de horas para que el proyecto se pueda seleccionar o no desde el icono de la aplicación. Por ejemplo, si limitas que el horario de un proyecto sea de 10:00 a 17:00 significa que ni antes de las 10:00 ni después de las 17:00 se podrá reportar actividad a dicho proyecto.
Tiempo planificado (h): representan las horas previstas que le vas a dedicar en dicho proyecto y sirve para calcular las desviaciones entre tus previsiones iniciales y los resultados reales recogidos por WorkProject y que aparecen en el panel "Previsiones". Introduce una cantidad en horas.
Fecha prevista: define una fecha de entrega o finalización del proyecto. Al igual que el tiempo planificado, sirve para calcular posteriormente las desviaciones.
Precio hora facturable: representa el precio que vas a facturar por cada hora de dedicación al proyecto y te ayuda a calcular fácilmente la facturación de dicho proyecto. Sirve para calcular costes y beneficios en el panel "Datos financieros". Introduce una cantidad en tu moneda correspondiente, euros (€), dólares ($), etc. IMPORTANTE: si rellenas este campo, la información prevalecerá a la hora de calcular los márgenes y beneficios del proyecto, por lo que no se tendrá en cuenta la hora facturable que hayas introducido en la configuración de empleados. Si lo dejas en blanco, la herramienta sí cogerá la información de la hora facturable de tus empleados a la hora de calcular la rentabilidad y márgenes.
Nota: cuando asignamos un proyecto o tarea a un usuario o grupo de trabajo, se heredará hacia abajo, es decir, tanto la tarea como la subtarea.
Cómo asignar proyectos a empleados y/o grupos de trabajo
Una vez ya tienes los proyectos creados, debes asignarlos a los empleados o grupos correspondientes.
Selecciona el proyecto que te interesa (si tienes muchos creados, puedes utilizar el buscador para filtrar resultados en tiempo real).
Haz clic en el icono si quieres añadir empleados de forma individual o en para añadir un grupo entero de trabajo.
3. Según lo que elijas se te mostrarán todos los empleados de la organización o todos los grupos de trabajo creados.
4. Selecciona manualmente los empleados o grupos a los que quieras asignar dicha tarea (los cambios se guardan, se guardan en tiempo real).
Recuerda utilizar el buscador de empleados para filtrar resultados.
Podemos encontrar la opción de Packages de proyectos, que permite crear reglas de asignación de proyectos (APS) y asignarlas a grupos para tener las reglas centralizadas.
Cerrar/abrir proyectos
Los proyectos creados pueden abrirse y cerrarse según las necesidades del grupo/empleados que estén asignados a este. Si un proyecto va a dejar de utilizarse de forma temporal y no queremos perder su configuración, o las reglas asignadas para su activación, en vez de eliminarlo y perder todos estos históricos, podemos simplemente cerrarlo y reabrirlo cuando vuelva a ser necesario.
En el caso de querer crear un proyecto, pulsaremos el icono de la cruz.
Para visualizar los proyectos que tenemos cerrados, deberemos activar la opción de "Ver cerrados" y pulsar el símbolo play.
Tareas y subtareas
WorkProject permite añadir tareas y subtareas a los proyectos de trabajo que ya tengas creados. Las tareas se alojan dentro de los proyectos y pueden ayudarte a dividir dichos proyectos en acciones o procesos más pequeños. A su vez, puedes añadir diferentes subtareas a tus tareas. Para editar o añadir grupos, es necesario activar el módulo de proyectos.
Esta funcionalidad de WorkProject es especialmente útil si dentro de un mismo proyecto se realizan diferentes tareas o procesos que quieras analizar en detalle, permitiéndote llevar un mejor seguimiento de la actividad de tus proyectos, así como un análisis más exhaustivo.
Te lo enseñamos con el siguiente ejemplo:
- El proyecto principal es "Marketing Sociales"
- Hay 3 tareas que depende de él: Facebook, LinkedIn y Twitter
- Y dentro de cada una de estas tareas, hay diferentes subtareas denominadas "Campañas ADS" y "Crear contenido"
Crear tareas o subtareas de un proyecto
Dirígete a Configuración > Proyectos > Configurar proyectos
Haz clic en el icono del proyecto al que quieras añadir una tarea (si la tarea es para un nuevo proyecto, primero deberás crearlo) o una subtarea (desplegando el proyecto y seleccionando el icono de la tarea correspondiente).
Introduce el nombre de la tarea o subtarea. A medida que introduces letras, el autocompletado te mostrará las tareas ya creadas y que puedes seleccionar para no repetirlas. De esta forma podrás analizar posteriormente la información en caso de que una tarea se repita en diferentes proyectos.
Opcionalmente también puedes rellenar el resto de información (descripción, color, tiempo planificado, precio de hora facturable etc.).
Haz clic en guardar para guardar la tarea o subtarea.
Tu tarea se creará inmediatamente y ya podrás empezar a seleccionarla en tu lista de proyectos. En caso de que quieras editar una tarea ya creada, tan solo haz clic en el icono para modificar la información.
Asignar tareas o subtareas a usuarios o grupos
Dirígete a Configuración > Proyectos > Configurar proyectos
Localiza la tarea/subtarea que quieras asignar, para ello despliega la lista de tareas del proyecto que te interesa. Recuerda que puedes utilizar el buscador para filtrar resultados tanto de proyectos como de tareas/subtareas.
3. Haz clic en si quieres añadir empleados individuales o en para añadir un grupo entero de trabajo.
4. Según lo que elijas se te mostrarán todos los empleados de la organización o todos los grupos de trabajo que tienes creados.
5. Selecciona manualmente los empleados o grupos a los que quieras asignar dicha tarea (los cambios se guardan se guardan en tiempo real).
Nota: cuando asignamos una tarea o subtarea a un usuario o grupo de trabajo, se heredará hacia arriba, es decir, se le asignará tanto la nueva tarea como todo el proyecto.
Seleccionar y cambiar entre proyecto o tareas
En WorkProject es muy fácil seleccionar los proyectos o tareas en los que estás trabajando. Simplemente haz clic con el botón derecho del ratón sobre el icono de WorkProject y selecciona el que necesites haciendo clic otra vez.
Si necesitas reportar en una tarea/subtarea concreta, primero debes encontrar el proyecto en el que están asociadas y luego mover el ratón hacía él hasta que aparezca la lista de tareas que tiene dicho proyecto. Selecciona la que te interese y vuelve a hacer click para guardar los cambios.
Puedes editar proyectos y actividad por separado, para saber cómo hacerlo dirígete a "Configuración > Opciones Generales".