Identidades: terminología y cuentas de acceso

Para comprender bien el funcionamiento del producto, es importante conocer la terminología que utiliza WorkMeter para identificar cada uno de los roles y/o identidades que tienen las personas involucradas en el producto, y los procedimientos básicos relativos a estas identidades.

WorkMeter maneja principalmente dos identidades:

• Empleado: persona que reporta datos en la aplicación. El empleado no siempre tiene acceso a la plataforma para consultar sus datos. Los empleados se identifican o por el LOGIN del equipo desde el que reportan, o por su mail de acceso a la app de reporting (por ejemplo, MyApp para reportar desde un smartphone)

• Usuario: persona que tiene una "cuenta de acceso" para ver datos en la plataforma. En función del "nivel de acceso" de este usuario, podrá ver más o menos datos. Algunos ejemplos de "niveles de acceso" podrían ser:

  • • Cuenta de acceso de empleado:  puede acceder a ver sus datos

    • Cuenta de acceso de gestor de grupo: puede acceder a ver datos de grupos de personas

    • Cuenta de administrador: tiene acceso a ver todos los datos de la plataforma.

Por lo tanto, en muchos casos un Empleado es también Usuario, por lo que la plataforma mantiene internamente una lista de vínculos entre Usuarios y Empleados, pero en función de cómo se crea el Usuario (es decir, cómo se crea la "cuenta de acceso"), este vínculo es creado de una forma diferente.

Cómo se crean las cuentas de acceso

Tal cómo se menciona arriba, para poder acceder a la plataforma, es necesario disponer de una "cuenta de acceso" de Usuario que llevará asociado un "nivel de acceso". Las cuentas de acceso se manejan desde diferentes partes de la aplicación en función del perfil del usuario:

• Gestor de grupo: la creación y modificación de las cuentas de acceso para los gestores de grupo (managers) se realiza desde el apartado "Manager y Roles" dentro de la configuración (vea más información en Managers y Roles). Es importante resaltar que cuando se crea una "cuenta de acceso" desde este apartado, ya no podrá crearse ya cómo empleado (vea abajo procedimiento para crear cuentas de acceso con múltiples roles).

• Empleado que reporta de forma manual: para crear un empleado que NO tiene pc, y que por lo tanto reportará actividad siempre de forma manual, se puede crear su "cuenta de empleado" y "cuenta de acceso" desde la opción "crear empleado sin PC" que se encuentra en la Configuración->Organigrama->Empleados. Este procedimiento crea internamente tanto el "Empleado" cómo la "cuenta de acceso", por lo que los usuarios creados con este procedimiento, tampoco podrán crearse más adelante con otro procedimiento.

• Empleado que reporta automáticamente desde un PC: en la mayoría de los casos, los empleados van a reportar desde el PC, creandose automáticamente la su cuenta de empleado nada más arranca el PC. Sin embargo, su "cuenta de acceso" no se crea automáticamnete, pues aún no hay una contraseña para acceder a sus datos. Para crear la "cuenta de acceso" para estos empleados, ha de realizarse desde el icono que hay en cada PC, que crea la "cuenta de acceso", y vincula ese "Usuario" con ese "Empleado", que ese explica con más detalle en el siguiente punto.

Nota: Las "cuentas de acceso" siempre están compuestas por un login (correo electrónico), y contraseña y no debe confundirse este "login", con el login del PC que identifica al empleado, y que normalmente no es una cuenta de email sino un identificativo del nombre, del tipo APEREZ  por ejemplo, que utilizaremos más adelante en este documento)

Vínculo entre Empleado y Usuario

Las soluciones de WorkMeter se caracterizan por que, además de los sistemas tradicionales, dispone de un sistema de reporting automatizado que funciona simplemente instalado el software en un PC. Esta pequeña pieza de software identifica al empleado una vez que este realiza el proceso de login en su equipo, detectando el inicio, el fin de la jornada, y las pausas relevantes, de forma totalmente automática y  sin intervención del empleado.

Esto representa una importante ventaja, pues no requiere que cada empleado tenga que darse de alta de forma manual en el sistema para que ya esté reportando actividad.
Pero eso no garantiza que el empleado tenga acceso a ver sus datos o realizar acciones en la plataforma, c´pmo solicitar unas vacaciones o utilizar el editor de actividad manual. Para poder hacer esto, el empleado deberá convertirse en Usuario y obtener una "cuenta de acceso". Esto se consigue pulsar en el icono  de su PC y en el menú, pulsar la opción "acceda a su cuenta" (puede ver más información en el punto 2 de la en la guía de inicio)

La primera vez que el empleado se realice esa acción, se creará el usuario, es decir, la "cuenta de acceso" para que el empleado pueda ver sus datos. El sistema creará internamente un vínculo entre la cuenta de empleado y la recién creada cuenta de empleado.

Cómo se explica en puntos anteriores, el sistema mantiene una lista de vínculos entre los Empleados y los Usuarios relativos a estos empleados. Puede conocer si un empleado a creado su "cuenta de acceso" (identidad de usuario), a través del panel de Configuración->Organigrama->Empleados, o incluso borrar esa "cuenta de acceso".

Los empleados que reportan sin PC, su identidad de "Empleado" y su identidad de "Usuario" es la misma, por lo que no es posible eliminar la "cuenta de acceso" de un Empleado de este tipo.

Reporte dual: PC y Manual

En ocasiones, hay empleados que necesitan reportar de forma automática desde un PC y desde la app en el smartphone. Eso provoca confusión, pues si se crea un usuario manual, ya no es posible que el empleado después desde su PC utilice esa dirección de correo electrónico para vincular su Empleado (login del sistema operativo, APEREZ) con su "cuenta de acceso".

Para estas situaciones el procedimiento que hay que seguir es:

1. Instalar en el PC e iniciar la sesión de trabajo en el PC: esto creará automáticamente la identidad del Empleado en el sistema, sin cuenta de acceso de momento.

2. Usar la opción "Acceda a su cuenta" del icono: este paso pedirá una dirección de correo y un a contraseña, y realizará internamente dos cosas: creará la "cuenta de acceso" para ese Usuario, y vincularla el Usuario al Empleado.  De esa forma, cuando el Usuario ingrese (tanto desde el icono cómo desde la web) con ese email y contraseña, obtendrá acceso a los datos reportados por el Empleado (el mismo)

Cuentas de Acceso con Multiples roles

Otra situación muy común es que un Empleado, necesite tener una "cuenta de acceso" de empleado para ver sus datos, y otra de Responsable de Grupo para gestionar un grupo de empleados. El producto soporta este tipo de perfiles, pero es necesario crearlo en el orden correcto para que el sistema interprete que se trata de un empleado con acceso y un manager, a la vez (rol dual).

El orden correcto es:

1. Instalar en el PC y obtener la "cuenta de acceso" de usuario de empleado a través de la opción "acceda a su cuenta" del icono.

2. Ir a la configuración->Managers y Roles, y crear la "cuenta de acceso" de Gestor de Grupo usando el mismo correo que se hizo en el paso1 . 

Si se crea la "cuenta de acceso" desde el apartado de configuración "Managers y Roles" antes de que el Empleado haya instalado el producto en su PC y accedido a su cuenta, no podrá crear la "cuenta de acceso" al empleado. Para solventar esta situación, desde "Managers y Roles" elimine la "cuenta de acceso", y siga el procedimiento descrito aquí.

Caso especial: Creación de empleados que están de baja

Durante la puesta en marcha en una empresa, es normal a veces que surja la necesidad de dar de alta empleados que NO van a reportar en una fase inicial, pues están de baja o de vacaciones en ese momento,  y su equipo no está en las instalaciones dela empresa.
Esta es una situación que requiere un tratamiento especial, pues  WorkMeter esta concebido para que los empleados reporten.
Cómo se explica en los puntos anteriores, las soluciones de WorkMeter permiten crear empleados de dos tipos; 1) los que van a reportar manualmente o 2) los que van a reportar en el PC (y opcionalmente, manualmente). No es posible crear un usuario que tenga que reportar desde un PC de forma automática, sin instalar el software en un PC y hacer un login con su identidad de empleado (APEREZ).

Para estas situaciones, existen estas alternativas:

1. Hacer un login en un equipo cualquier donde el software esté instalado, pero usando los credenciales del empleado que está de baja: Esto sólo es posible en entornos donde hay un sistema de autentificación de identidades centralizado, cómo un Dominio de Windows, y conociendo o restableciendo la contraseña del empleado: esto creará la identidad del empleado, y ya figurará en el sistema.

2. Esperar a que el empleado se reincorpore: una vez el empleado se reincorpore, y se le instale el software en su PC, figurará en el sistema, y podrá luego manualmente desde la ficha del empleado podrá ajustarse a la fecha real de alta o instalación.

3. Crear un usuario de reporte manual:  si el empleado se prevee que este mucho tiempo de baja, se puede crear un "Empleado sin PC", para poder poner su calendario, pero este procedimiento requerirá una transferencia manual de los días de baja cuando el empleado se reincorpore, pues en ese momento, habrá que realizar el siguiente procedimiento:

   1. Instalar el software en su PC

   2. Esperar a que el empleado acceda a su PC con su login

   3. En la plataforma, el Administrador o Gestor de Grupo deberá replicar su baja o vacaciones del "Empleado sin PC" al nuevo empleado recien instalado.

   4. Eliminar el "Empleado sin PC".

Nota: en estas situaciones, recomendamos mantener un periodo de solapamiento tras la implantación del producto de WorkMeter y el procedimiento que tuviese la empresa anteriormente.