Editor de Actividad
El editor de actividad sirve para introducir actividad offline en días pasados con información que no ha sido recogida de forma automática por la herramienta. Por ejemplo, añadir tiempos de actividad offline cómo reuniones, visitas comerciales y en definitiva cualquier actividad offline que se desarrolle fuera del PC.
El administrador puede habilitar o deshabilitar el editor de actividad en el panel Configuración > Opciones generales y marcar/desmarcar la casilla “Editor de actividad habilitado” que se encuentra dentro del apartado de "Edición de datos". El administrador también podrá decidir el periodo de bloqueo para la edición de datos, es decir, el tiempo que tiene el empleado para editar su actividad. Puede elegir no hacerlo habilitando la casilla "No bloquear" , decidir hacerlo con plazo de un mes habilitando la casilla "Del mes anterior, a partir del día" o seleccionando unos días concretos habilitando la casilla "Pasado el siguiente número de días". Para las últimas dos opciones mencionadas, al final de las casillas el administrador debe desplegar y seleccionar el numero de días, según corresponda.
Por defecto, el editor de actividad siempre está habilitado tanto para el administrador como para los empleados. Una vez activado para toda la compañía debes asegurarte que el empleado tiene activado la opción de acceso a sus datos y activarle el editor. Recuerda que SÓLO se puede dar el permiso a nivel de empleado y NO de grupo.
Si quieres limitar el acceso al editor a ciertos perfiles de tu organización, puedes deshabilitarlo en los perfiles empleados en Configuración > Organigrama > Empleados y marcar/desmarcar la casilla “Editor de actividad habilitado” dentro de la ficha de cada empleado.
En el panel Configuración > Opciones generales hay una opción llamada "Requerir autorización al reporte manual de datos". Esto permite configurar un tiempo máximo de edición a partir del cual, el manager del empleado que añade ese tiempo, tendrá que aprobar o denegar la adición. Si el empleado hace varias adiciones de actividad el mismo día, el tiempo se irá sumando y, cuando exceda el límite, se requerirá aprobación por parte del manager. Por defecto, esta opción está deshabilitada."
Cómo funciona el editor de actividad
Gracias al editor de actividad podrás añadir actividad offline y completar la información previamente recopilada.
Es importante señalar que sólo se permitirá informar de actividad en rangos de tiempo que no contengan actividad previa, ya que no es posible modificar la actividad que se haya recogido de forma automática.
El editor de actividad funciona en base al filtro de fechas y empleados de la esquina superior derecha del software.
Si eres empleado, solamente tendrás que seleccionar el rango de fechas en el que quieras añadir actividad mediante el editor
Si eres administrador, además del rango de fechas deberás elegir el empleado al cual quieres incrementarle actividad
Una vez seleccionado un rango de fechas y un empleado concreto (si eres empleado solo con el rango de fechas es suficiente) haz clic en el panel “Editor de actividad” del menú izquierdo para acceder al resumen del horario visual.
El sombreado verde indica el día actual, el cual se puede modificar siempre y cuando no haya actividad previa detectada y sólo hasta la hora entera anterior. Es decir, si a las 13:13 se comenzó a registrar la actividad, se podrá editar solo hasta las 13:00. Pero si hubo actividad previa detectada en el día en curso, no se podrá modificar la jornada. Cuando se han realizado cambios y se están procesando los nuevos datos, se bloquea también el día en curso.
Para añadir actividad en días anteriores, simplemente haz clic fuera de la zona naranja del día que quieras modificar y verás la siguiente ventana:
Selecciona el tipo de actividad que quieres añadir así como las horas de inicio y de fin de dicha actividad. Por último dale al botón ”Aceptar”. Podrás editar el día en curso y añadir comentarios, si la acción lo requiere para su aprobación. Estos comentarios serán visibles en el panel de notificaciones del responsable de grupo o gerente, dependiendo de la configuración de la cuenta.
Al editar un día sin actividad, por defecto, la herramienta marca el tiempo esperado de ese día.
Nota: El empleado puede modificar el inicio y fin de la jornada con las flechas y seleccionar una actividad y proyecto para cada uno de ellos.
Volverás a la pantalla de horario visual con los cambios que hayas realizado en un bloque de color rojo. Puedes seguir incluyendo información adicional para el resto de días que quieras modificar. Una vez hayas terminado con la edición de datos, pulsa el botón “Aplicar cambios” para que el sistema procese la nueva información en el servidor.
Notas importantes a tener en cuenta:
Se puede modificar el día en curso siempre y cuando no haya actividad previa detectada y sólo hasta la hora entera anterior. Es decir, si a las 13:13 se comenzó a registrar la actividad, se podrá editar solo hasta las 13:00.
Cuando aplicas cambios se bloquean los días modificados hasta que se procesen los datos en servidor (normalmente 24 horas) impidiendo realizar más cambios. Es importante asegurarse de que se hayan añadido todas las modificaciones necesarias antes de aplicar los cambios ya que es una acción definitiva y que bloquea los días modificados hasta pasadas 24 horas.
Si eres administrador y quieres modificar los datos de varios empleados, primero tienes que hacer los cambios para un solo empleado y aplicar. Luego seleccionar el siguiente, añadir los cambios y aplicar. Y así sucesivamente hasta completar la información de todas las personas a las que quieras añadir actividad.
Si se añaden tiempos de actividad superiores al configurado por el manager se requerirá previamente la aprobación del mismo. Un color rojo intenso significa que la edición está bloqueada y pendiente de revisar por el manager mientras que un color rojo más débil se traduce en que está validado pero la herramienta todavía no lo ha procesado.
Volverás a la pantalla de horario visual con los cambios que hayas realizado en un bloque de color rojo. Puedes seguir incluyendo información adicional para el resto de días que quieras modificar. Una vez hayas terminado con la edición de datos, pulsa el botón “Aplicar cambios” para que el sistema procese la nueva información en el servidor.
Para ver el proceso más claro veamos un ejemplo:
El empleado Enrique Casas quiere informar de una reunión con un cliente que tuvo el pasado 22 de febrero de 2021 y que al tratarse de actividad offline la herramienta no ha recogido. El software recopiló automáticamente toda la actividad de ese día con el ordenador, incluso su pausa comida. Enrique volvió a trabajar después de su pausa comida a las 14:45 hasta que tuvo que irse a visitar a dicho cliente de 14:00 a 17:32.
Enrique decide utilizar nuestro editor de actividad.
Para ello accede a la herramienta y selecciona el panel “Editor de actividad.” En el filtro de fechas selecciona el día de la reunión (22 de febrero de 2021).
Después hace clic sobre la zona gris del día y rellena los campos con la información de la reunión comercial que mantuvo y pulsa sobre “Aceptar”.
Ahora ya aparece dibujada con un bloque rojo la nueva información que acaba de introducir Enrique sobre visita comercial. Como no tiene previsto hacer más cambios, solo queda pulsar sobre el botón “Aplicar cambios” para procesar toda la información.
En la opción de "Editor de actividad" también puedes eliminar un día laboral para editar correctamente las horas de trabajo dedicadas. En Configuración > Opciones generales, encontraras una nueva opción para dar permiso de edición: “Permitir a los empleados eliminar días completos de actividad. (El responsable a cargo tendrá que aceptar la solicitud)”
En caso de habilitar el permiso, se podrá borrar a partir del día anterior, no será posible borrar el día en curso. El manager o administrador siempre lo tendrá que validar desde su panel de Notificaciones. El empleado puede editar su actividad desde su perfil, dirigiéndose "Editor de actividad", seleccionando el día y clicando en el icono junto a la fecha para eliminarlo.
Además también podrás añadir comentarios en las ediciones de actividad, con el objetivo de facilitar a los managers o responsables de grupo aprobar o denegar solicitudes.
