Organigrama: Grupos
En este panel podrás crear y modificar tus grupos de empleados. Tener una estructura de grupos te permitirá:
Visualizar de forma ordenada el organigrama y situar rápidamente a los empleados
Analizar los datos de actividad a nivel general de la compañía, por grupos o subgrupos al nivel jerárquico deseado
Configurar los horarios, la actividad esperada y las opciones de la consulta de actividad offline para toda la compañía o para un grupo en concreto.
Antes de entrar en las opciones del panel de "Grupos", recuerda lo siguiente:
Todos los empleados pertenecen al grupo virtual "Everybody"
Cada empleado puede pertenecer como máximo a un grupo o subgrupo
Si un empleado no pertenece a ningún grupo se considera que pertenece a "Everybody", por tanto, la configuración de ese grupo se aplicará al empleado en cuestión
Puede crear una estructura jerárquica de grupos, permitiendo crear subgrupos dentro del grupo principal
Por defecto, los subgrupos heredarán la configuración del grupo principal, permitiendo su posterior edición.
Las reglas configuradas para un grupo serán aplicadas a todos los empleados de dicho grupo.
Los usuarios con permisos de "Administrador" pueden ver los datos de cualquier grupo mientras que aquellos que tienen permisos de "Responsable de grupo" únicamente verán la información correspondiente al grupo que le hayan asignado previamente.
Crear o eliminar grupos
Para crear un grupo debe ir a Configuración – Organigrama - Grupos y situarse sobre el grupo "Everybody" y pulsar en el icono +. De igual forma puede crear un subgrupo dentro de otro grupo. Podrás anidar tantos subgrupos como desees y así reflejar la estructura de tu empresa.
Puede eliminar cualquier grupo pulsando el icono de la papelera, excepto el grupo "Everybody" (que no se puede borrar). Puedes ocultar o mostrar los grupos/subgrupos ya creados, haciendo clic sobre el símbolo ">" o "˅" que aparecen a la derecha del nombre del grupo.
Editar grupos
De igual manera que puedes crear y eliminar grupos, también puedes editar uno ya creado al hacer click en el icono de editar grupo que aparece a la derecha cuando pasas el ratón por encima del nombre del grupo. Tienes las siguientes opciones de configuración:
Nombre del grupo: nombre que representará al grupo de empleados (puede ser un departamento de tu organización o cualquier otro criterio que encuentres conveniente).
Actividad esperada: tiempo estimado de actividad por día para los miembros del grupo. Si tus empleados trabajan 8 horas diarias, ese deberá ser el valor a configurar en este campo.
Activar seguimiento sin PC: si está activada, se recogerán los tiempos de pausas y actividad offline que realice dicho grupo fuera del PC
Asignar calendario: con esta opción puedes asignar el calendario laboral que pertenece a este grupo. Leer más configuración de calendario
Tiempo personal: permite definir periodos de tiempo para la recogida de datos. El empleado podrá seleccionar esta opción mediante el icono de la aplicación y dejar de recopilar información. Puedes modificar el nombre que verá el empleado para esta opción. Finalmente dicha opción de "Tiempo personal" se podrá limitar por tiempo y por horarios para que sólo se pueda detener el registro en unas franjas de tiempo concretas.
Asignar responsables de grupo
Pulsando sobre el icono, se abrirá un desplegable en el que se mostrará un listado de los responsables de cada grupo.
Además, para facilitar la supervisión a los responsables de grupo en la primera columna empezando por la izquierda verás un indicador numérico del número de empleados que forman cada grupo.
Al pulsar el editor en cualquiera de los grupos, encontrarás un desplegable para seleccionar su responsable y el botón “Nuevo manager” que te llevará al panel “Managers y roles”.
Opciones avanzadas
Desconexión Digital y Salud Digital
Las opciones avanzadas te permiten definir reglas de desconexión digital.
Estas opciones SÓLO aplican a sistemas operativos Windows.
Para configurar las reglas de desconexión digital debes ir a:
Configuración – Organigrama - Grupos - Opciones avanzadas - Editar grupo
Configurar reglas de desconexión digital
Una vez en "Opciones avanzadas" podrás configurar las reglas de desconexión digital en función de la actividad esperada y/o del horario laboral.
En función de la actividad esperada
Detener registro: Significa que el registro se detendrá cuando la actividad del usuario llegue a la actividad configurada como esperada, o bien, la actividad de trabajo efectivo.
Jornada flexible: Esta opción permite añadir una bolsa de 10 horas de flexibilidad y el cálculo se hace sobre un periodo de 4 meses. Es decir, el registro se detendrá cuando, sobre un periodo de 4 meses la actividad real alcance la actividad esperada, más las 10 horas de flexibilidad.
Detener el registro en función de un horario: Puedes seleccionar, en la tabla, el horario durante el cuál quieres que se registren datos. En nuestro ejemplo, se registran datos de 09:00-18:00.
Tienes la opción recomendada de avisar al empleado, a través de un mensaje en una ventana emergente (pop-up), cuando se detendrá el registro.
Configurar reglas de salud digital
Dentro de las opciones avanzadas, también puedes configurar un aviso para que el empleado se tome un descanso después de un tiempo de concentración/actividad interrumpida configurado (de 1h a 3h).
Tienes la opción recomendada de avisar al empleado, a través de un mensaje en una ventana emergente (pop-up), cuando se detendrá el registro.
Pausa mínima previa a la consulta de actividad offline
Puedes personalizar el tiempo de "Pausa mínima previa a la consulta de actividad offline". Inicialmente, se puede configurar en opciones generales y aplicar el valor para toda la compañía.
También se puede aplicar excepciones por grupos y subgrupos en Configuración > Organigrama > Grupos.
Por defecto, el valor que se toma es el valor de opciones generales pero es posible modificar el tiempo de la pausa mínima previa a la consulta de actividad offline. Los subgrupos heredaran la regla del grupo principal, salvo que se haya definido otra regla para determinado subgrupo.
