Aquí encontrarás ayuda detallada sobre cada uno de los paneles que conforman EffiWork.

Filtro de fechas, empleados y grupos




software productividad filtro
El filtro de fechas aparece en la parte superior derecha de la pantalla y te permite seleccionar diferentes rangos de fechas. Hay algunos ya predefinidos y que se ajustan automáticamente al elegirlos. Estos ejemplos son: ayer, esta semana, semana anterior, este mes y mes anterior.

Para elegir solamente un día concreto, selecciona en el calendario como rango de fechas el día que te interese tanto como día de inicio como día de fin. Si el rango de fechas es inferior a un día, los datos se mostrarán en horas y si el rango es superior, los datos de la gráfica serán en días.

Si deseas ver los datos de un empleado en particular, puede hacer la selección del mismo bajo el filtro de fechas (parte izquierda superior de la pantalla). Los empleados se encuentran agrupados en grupos y subgrupos.

Si conoces el grupo al que pertenece dicho empleado bastará con pulsar en el nombre del grupo para listar todos sus empleados, permitiéndote seleccionar al empleado en cuestión.


Si no localizas al empleado, puedes buscarlo escribiendo su nombre en el cuadro de búsqueda. Si hay varias coincidencias podrás elegir entre ellas.

Para ver los datos de un grupo concreto selecciónalo en este menú desplegable. A partir de ese momento, EffiWork te mostrará los valores correspondientes a todos los miembros del grupo seleccionado, así como los empleados de los subgrupos que dependan de él.






Resumen

Control horario resumen

En este dashboard te mostramos:

  • Resumen del periodo: 
    • Porcentaje de la actividad real sobre la actividad esperada
    • Las fechas aplicadas en el filtro y los días activos
    • Nº de usuarios activos sobre los cuales aplica el cálculo
  • El Mapa de tiempo te muestra un resumen de las medias de los principales indicadores de tiempo recogidos por Time@Work. Como decimos, la información son medias para el grupo de trabajo seleccionado y el periodo de fechas definido en el filtro que encontrarás en la parte superior derecha de tu pantalla.

    El panel ofrece la información de manera muy visual, en formato de tabla y de gráfico de barra. En concreto:

    • El tiempo medio de rango activo
    • La actividad media diaria
    • La parte de actividad media correspondiente a trabajo con el PC
    • La parte de la actividad media correspondiente a trabajo fuera del PC
    • La media de los esperados de todos los sub-grupos incluidos en el grupo
  • Actividad de hoy
    • Empleados que se han conectado hoy: Nº total de empleados que se han conectado y han reportado datos durante el día en curso
    • Empleados que están activos en este momento: Nº total de empleados que están conectados y reportan datos en este momento

Nota: Clickando en la gráfica "Actividad de hoy" se accede al panel "Hoy"

  • Resumen de notificaciones: se muestran las notificaciones pendientes más recientes (máximo 25 notificaciones). En rojo se marcan las notificaciones pendientes que tienen más de una semana. 

Hoy

En primer lugar  verás el número de empleados que deberían estar reportando datos Hoy según lo que marca el calendario : "La configuración del calendario marca que de los x empleados habilitados, hoy deberían reportar y".





La primera gráfica muestra el porcentaje de empleados conectados hoy sobre el total de empleados que deberían reportar datos hoy tal y como lo muestra el calendario laboral.














La segunda gráfica muestra el % de empelados activos en este momento sobre el total de empleados que deberían haber reportado datos hoy. 











La tabla te muestra por defecto el listado de empleados que deberían reportar datos y que no se han conectado pero si des-clickas el filtro "ver sólo los que no reportan" verás el estado actual de todos los empleados. 
  • Nombre del empleado
  • Grupo al que pertenece
  • Actividad esperada del día tal y como está configurado en el calendario laboral
  • Tipo de día: descripción del tipo de día que el empleado tiene configurado en su calendario hoy
  • Conectado hoy: muestra si el empleado se ha conectado hoy
  • Estado
  • Canales de comunicación
           
           


Notificaciones

El panel de Notificaciones tiene una opción nueva que se marca por defecto si la cuenta tiene más de 10 managers --> "Filtrar sólo grupos principales" permite ver las notificaciones de los grupos de más alto nivel (para el Administrador será el grupo Todos y para los responsables de grupo serán los grupos más altos).

En este panel el administrador o responsable de su grupo, puede consultar, aceptar o denegar las solicitudes de cambios de aplicación No productiva a productiva, las ediciones de actividad y les ediciones del calendario.  Dentro de este panel también existe la opción "Ver sólo pendientes", donde aparece todo el histórico de solicitudes tanto aceptadas como rechazadas. 
La columna Estado muestra si la notificación está pendiente o aceptada/denegada y el nombre del responsable que acepto o denegó la solicitud. 

Software de productividad Estado


Tablas de datos

Hemos mejorado la funcionalidad en todos los paneles donde aparecen tablas de datos. Ahora puedes mover columnas y ocultarlas para visualizar los datos que quieres en el orden deseado. La configuración que hagas marcará cómo se exportarán los datos. Si quieres mover una columna, arrástrala por el título. Si quieres ocultar una columna, haz clic en el botón Columnas y te aparecerá un listado de campos que puedes ocultar o mostrar.


Cómo mover columnas en nuestros informes

Cómo ocultar columnas en nuestros informes










Panel - Productividad por día






En este panel mostramos medias por grupo de empleados y desglose de los datos por día








Recordemos que la “actividad” es el tiempo que transcurre interactuando con el ordenador (tiempo online) o tareas fuera del mismo (tiempo offline). 

  • Fecha
  • Rango activo: tiempo medio de presencia de los usuarios incluidos en el grupo seleccionado 
  • Actividad media: media diaria de actividad de los usuarios seleccionados 
  • Actividad sobre el esperado: nivel de consecución del objetivo esperado de actividad para el grupo. Lo calculamos dividiendo la actividad media de ese grupo sobre el tiempo esperado. 
  • Productividad: suma de las horas de productividad total para el filtro de fechas y grupo seleccionado
  • Productividad media: media diaria de productividad para el filtro de fechas y grupo seleccionado
  • Productividad sobre actividad: nivel de consecución del objetivo esperado de productividad para el grupo. Lo calculamos dividiendo la productividad media de ese grupo sobre la actividad. 
  • Improductividad media: tiempo medio dedicado a aplicaciones consideradas como no productivas.
  • Tiempo medio por actividad: representa la capacidad de concentración del empleado. Muestra el tiempo medio en que los usuarios de este grupo han permanecido de forma interrumpida en una aplicación.
  • Usuarios activos: número de usuarios que reportaron ese día y sobre los cuales se calculan todas las medias anteriores.


En la parte superior de este panel tienes la opción de "Filtrar por dispositivo" por si quieres mostrar únicamente los datos recogidos por un dispositivo concreto, como por ejemplo solo el tiempo en PC, solo el tiempo offline, solo el tiempo de Android o solo el tiempo de la APP móvil. Por defecto, la información muestra todos los dispositivos.

En la gráfica, la línea verde nos muestra la Tendencia de productividad para el período seleccionado y nos indica si la productividad de nuestra organización asciende o desciende a lo largo del tiempo. Además, el iconosituado en la parte superior nos indica rápidamente si la tendencia es ascendenteo descendente. Este icono puede ser especialmente útil cuando la tendencia de la productividad de nuestra organización se ha mantenido muy estable a lo largo del tiempo, y la línea verde no muestra una variación perceptible a simple vista. Solo con fijarnos en el icono sabremos si nuestra productividad va en aumento, o si por el contrario va en descenso.


Panel - Productividad por empleado

En este panel mostramos medias de los días seleccionados y desglose de los datos por empleados.

software productividad empleados


  • Login del empleado
  • Nombre del empleado  
  • Grupo al que pertenece dicho empleado 
  • Información extra: por ejemplo un identificardor del empleado
  • Actividad: suma de las horas de actividad total para el filtro de fechas y grupo seleccionado
  • Actividad media: media diaria de actividad de los usuarios para todo el periodo seleccionado (columna días activos) 
  • Actividad sobre esperado: nivel de consecución del objetivo esperado de actividad para el grupo. Lo calculamos dividiendo la actividad media de ese grupo sobre el tiempo esperado. 
  • Productividad: suma de las horas de productividad total para el filtro de fechas y grupo seleccionado
  • Productividad media: media diaria de productividad de los usuarios seleccionados
  • Productividad sobre actividad: nivel de consecución del objetivo esperado de productividad para el grupo. Lo calculamos dividiendo la productividad media de ese grupo sobre la actividad.
  • Improductividad media: tiempo medio dedicado a aplicaciones consideradas como no productivas de los usuarios seleccionados
  • Tiempo medio por actividad: representa la capacidad de concentración del empleado. Muestra el tiempo medio en que los usuarios de este grupo han permanecido de forma interrumpida en una aplicación.
  • Días activos: número de días en los que los usuarios han reportado actividad durante el periodo seleccionado. Esta columna permite ver fácilmente si un empleado ha trabajado todos los días o ha estado ausente algunos de ellos.

Aquí también tienes en la parte superior del panel la opción de "Filtrar por dispositivo" por si quieres mostrar únicamente los datos recogidos por un dispositivo concreto, como por ejemplo solo el tiempo en PC, solo el tiempo offline, solo el tiempo de Android o solo el tiempo de la APP móvil. Por defecto, la información muestra todos los dispositivos.

El botón de ”agrupar datos”, que encontrarás en la parte superior derecha, te permite ver los siguientes datos:


  • Nombre del grupo 
  • Actividad media: media diaria de actividad del grupo para todo el periodo seleccionado (columna días activos) 
  • Productividad media: media diaria de productividad del grupo para todo el periodo seleccionado (columna días activos) 
  • Usuarios activos: el número medio de empleados que han reportado actividad en este grupo durante el periodo seleccionado 
  • Días activos: número de días en los que se ha reportado actividad durante el periodo seleccionado.


Panel - Productividad por dispositivo

En este panel mostramos sumas diarias de los dispositivos utilizados y el desglose de los datos por empleado para el filtro de fechas seleccionado

  • Nombre del empleado
  • Dispositivo PC: suma de las horas de actividad con el PC para el filtro de fechas seleccionado
  • Dispositivo PC %: porcentaje de horas de actividad con el PC para el filtro de fechas seleccionado
  • Dispositivo fuera del PC (offline)suma de las horas de actividad offline fuera del PC para el filtro de fechas seleccionado
  • Dispositivo fuera del PC (offline)%: porcentaje de horas de actividad offline fuera del PC para el filtro de fechas seleccionado
  • Restantessuma de las horas de actividad con otros dispositivos como por ejemplo en Android o mediante la APP móvil. Se pueden integrar también otros dispositivos.
  • Restantes %: porcentaje de horas de actividad con otros dispositivos
  • Total: suma de las horas de actividad de las tres columnas anteriores (PC + offline + otros) para el filtro de fechas seleccionado

En la gráfica la línea verde nos muestra la Tendencia de productividad para el período seleccionado y nos indica si la productividad de nuestra organización asciende o desciende a lo largo del tiempo. Además, el iconosituado en la parte superior nos indica rápidamente si la tendencia es ascendenteo descendente. Este icono puede ser especialmente útil cuando la tendencia de la productividad de nuestra organización se ha mantenido muy estable a lo largo del tiempo, y la línea verde no muestra una variación perceptible a simple vista. Solo con fijarnos en el icono sabremos si nuestra productividad va en aumento, o si por el contrario va en descenso.


Aplicaciones

Permite comprobar el tiempo de uso de las aplicaciones utilizadas según estén configuradas cómo productivas o no productivas, para el periodo de tiempo y usuario o grupo seleccionado en el filtro. Los propios empleados también pueden proponer aplicaciones que en principio estén marcadas como no productivas para que su manager o responsable las revise y apruebe/deniegue. 

El primer gráfico que verás en este panel te muestra un resumen de las 10 aplicaciones más utilizadas para el periodo de tiempo y usuario o grupo seleccionado. El segundo gráfico muestra el porcentaje de aplicaciones productivas utilizadas sobre el total de actividad. Si mueves el ratón hacia la zona amarilla del gráfico verás el porcentaje que representan las aplicaciones no productivas.

El administrador o responsable no podrá ver el detalle de las actividades no productivas, de esta manera se preserva la privacidad del empleado. Solamente el empleado con acceso podrá ver el detalle de sus aplicaciones no productivas y ver en qué aplicaciones emplea su tiempo.

  • La primera columna muestra el tipo de aplicación: si se trata de un programa, de una web o de una actividad offline
  • Aplicación: nombre de la aplicación
  • Dispositivo: dispositivo donde se ha ejecutado la aplicación (las reuniones y las llamadas se muestran como actividad offline)
  • Productivo: muestra si la aplicación está considerada como productiva o improductiva para el grupo de trabajo seleccionado y en el periodo seleccionado en el filtro de fechas
  • Actividad: tiempo total de actividad de los usuarios para todo el periodo seleccionado
  • Actividad media: media diaria de actividad de los usuarios para todo el periodo seleccionado (columna días activos) 
  • %: porcentaje del tiempo medio diario del uso de la aplicación de los usuarios para todo el periodo seleccionado
  • Días activos: número de días en los que los usuarios han reportado actividad durante el periodo seleccionado. Esta columna permite ver fácilmente si un empleado ha trabajado todos los días o ha estado ausente algunos de ellos.
  • Tiempo medio por actividad: representa la capacidad de concentración del empleado. Muestra el tiempo medio en que los usuarios de este grupo han permanecido de forma interrumpida en una aplicación.
  • (i): se abre una nueva ventana donde se muestra de forma gráfica el detalle de uso de la aplicación, por día, por grupo y por empleado, para el periodo seleccionado en el filtro de fechas

En la parte superior de este panel también tienes la opción de "Filtrar por dispositivo" por si quieres mostrar únicamente los datos recogidos por un dispositivo concreto, como por ejemplo solo el tiempo en PC, solo el tiempo offline, solo el tiempo de Android o solo el tiempo de la APP móvil. Por defecto, la información muestra todos los dispositivos.


Panel - Detalle de uso de aplicaciones

Puedes acceder a esta ventana accede desde el icono (i) que aparece en la última columna de la tabla del panel de Aplicaciones.

En el gráfico aparece dibujada para la aplicación seleccionada, la actividad total por días (color azul) y la actividad media por usuario del grupo seleccionado (color gris). Puedes mover el ratón encima de cada punto del gráfico para ver en detalle la información de ambos valores para un día concreto.
Justo debajo del gráfico verás la misma información representada en formato de tabla por días, por empleado y por grupo de trabajo. 

 

Además, en la tabla se incluyen datos del Tiempo Medio por Actividad, que si recuerdas, representa el tiempo medio en que los usuarios de este grupo han permanecido de forma interrumpida en una aplicación. 

Por grupos, también se incluyen información sobre la productividad total y la productividad media de los usuarios que conforman el grupo seleccionado.


Propuesta de aplicaciones productivas por parte de los empleados

Como ya hemos comentado, el empleado sí puede ver el detalle de sus aplicaciones no productivas, y a partir de esta información, podrá hacer propuestas a sus responsables para que las consideren como productivas. Para ver sus propias aplicaciones no productivas, un empleado debe hacer click en el botón “Mostrar no productivas” situado en la parte superior de la tabla resumen de todas sus aplicaciones.

Si el empleado comprueba que una aplicación está considerada no productiva pero, sin embargo, considera que debe ser productiva para el desarrollo de su puesto de trabajo, puede proponerla como tal haciendo click en el icono  .  En la ventana siguiente podrá añadir un comentario que verá su responsable o manager por si desea aclarar más en detalle por qué dicha aplicación debería ser productiva para su grupo.
Aplicaciones clave
Podemos diferenciar las Aplicaciones clave del resto de Aplicaciones utilizadas en nuestra organización. Además, el nuevo diagrama con las Aplicaciones clave nos permitirá saber la cantidad de tiempo que se invierte en ellas. Estas además aparecerán marcadas con el icono de un corazón tanto en la gráfica de Aplicaciones productivas más usadas como en nuestro informe online de aplicaciones.

¿Qué son las aplicaciones clave? Las aplicaciones clave son aquellas aplicaciones cruciales para el desempeño del trabajo diario de los trabajadores de la organización. Se diferencian de las Aplicaciones productivas en el hecho de que las Aplicaciones clave son aquellas destinadas únicamente a la realización de nuestro trabajo diario. Por ejemplo, una aplicación de calendario podría ser una Aplicación productiva, ya que nos permite organizar nuestro tiempo, pero no tendría por qué ser una Aplicación clave, ya que no es crucial para la realización de nuestro trabajo.

Informe online de aplicaciones



Gráfica aplicaciones clave vs. aplicaciones restantes

Esta gráfica nos muestra el tiempo medio de rango activo de cada usuario para el período seleccionado. Si pasamos el ratón por encima de la franja gris, podremos ver las horas medias de inicio y fin del rango activoAl hacer click en la parte azul de la gráfica, podremos acceder directamente al detalle. 

Aplicaciones clave - Detalle de uso

Si clicamos en la gráfica de Aplicaciones clave, accederemos al Detalle de uso de las mismas. Podemos visualizar los datos de uso de las aplicaciones ya sea Por día, Por empleado, Por grupo, o mediante un Resumen de todo lo anterior. 

Por día

  • Aquí encontraremos un desglose en cuatro columnas. La Fecha, que nos mostrará un día concreto, la Actividad total de todos los trabajadores ese día, la Actividad media por usuario de ese día, y el Tiempo medio por actividad de cada usuario. 

Por empleado

  • Aquí encontraremos un desglose en cinco columnas. El Nombre del empleado, la Actividad total del empleado, su Actividad media, su Tiempo medio por actividad, y los Días que ha estado activo

Por grupo

  • Aquí encontraremos un desglose en seis columnas. El nombre del Grupo de trabajo, su Actividad total, la Actividad media por cada usuario del grupo, la Productividad total del grupo, la Productividad media de cada usuario del grupo, y los Días que el grupo ha estado activo

Resumen

  • Aquí encontraremos un desglose en cinco columnas de las aplicaciones clave que ha usado cada usuario. Encontraremos el Nombre del usuario, el Nombre de la Aplicación, la Actividad total del usuario en dicha aplicación, la Actividad media del usuario en dicha aplicación, y los Días que el usuario ha estado activo en cada aplicación.



Horario - Resumen

En este panel mostramos media de los días seleccionados y desglose de los datos por empleados.

  • Nombre del empleado
  • Grupo al que pertenece dicho empleado
  • Rango activo: tiempo de presencia media diaria de este empleado para los días seleccionados
  • Pausas: tiempo de pausa media diaria de este empleado para los días seleccionados
  • Actividad: media diaria de actividad de este empleado para los días seleccionados
  • Esperado: la actividad diaria esperada que se ha configurado previamente en el grupo al qe este usuario pertenece
  • Actividad – Esperado: actividad media diaria – esperado medio diario. Si el dato es superior a 0 indica las horas extras realizadas por el empleado. Si el dato es inferior a 0 indica el tiempo que el empleado le debe a la empresa.


La gráfica muestra la media del top 3 de usuarios que están por encima de la media y la media del top 3 de usuarios que están por debajo de la media. 

¿Qué ocurre si tenemos más o menos de 3 empleados? Independiente del número de usuarios que hayan, la media siempre se calculará para un máximo de 3 usuarios:

  • Si tenemos más de 3 empleados, se calculará la media de los 3 
  • Si tenemos menos de 3 empleados, se calculará la media de un usuario o dos usuarios, según el caso concreto
En este panel también podemos “agrupar los datos” para que se solo muestre información de los grupos. Si agrupamos datos en lugar de ver medias de usuarios, veremos en la gráfica los 3 grupos que están por encima de la media y los 3 grupos que están por debajo de la media. 
  • Grupo al que pertenece dicho empleado
  • Rango activo: tiempo de presencia media diaria de este grupo para los días seleccionados
  • Pausa: tiempo de pausa media diaria de este grupo para los días seleccionados
  • Actividad media: media diaria de actividad de este grupo para los días seleccionados
  • Esperado: la actividad diaria esperada que se ha configurado para este grupo
  • Actividad – Esperado: actividad media diaria – esperado medio diario. Si el dato es superior a 0 indica las horas extras realizadas por el grupo. Si el dato es inferior a 0 indica el tiempo que el grupo le debe a la empresa.


Horario - Detalle

En este panel mostramos sumas diarias y el desglose de los datos por empleados y días.

  • Nombre del empleado
  • Fecha: día concreto
  • Inicio: hora del primer evento del día (normalmente es el encendido del PC)
  • Fin: hora del último evento del día (normalmente es el apagado del PC o cierre de sesión)
  • Rango activo: tiempo de presencia. Se calcula restando la hora de fin a la hora de inicio. 
  • Actividad: suma de las horas de actividad en el PC y actividad offline 
  • Pausas: total de tiempo en el que no se ha reportado actividad durante el día 
  • Esperado: la actividad diaria esperada que se ha configurado en el grupo al que este usuario pertenece 
  • Actividad – Esperado: actividad media diaria – esperado medio diario. Si el dato es superior a 0 indica las horas extras realizadas por el empleado. Si el dato es inferior a 0 indica el tiempo que el empleado le debe a la empresa. 

En este panel es donde encontrarás toda la información necesaria para la elaboración del informe mensual de empleados requerido por la Inspección de Trabajo. 

Como en todos los paneles de EffiWork, estos datos los puedes exportar en varios formatos (PDF, CSV y Excel). Cuando exportamos en Excel, los datos aparecen en horas y segundos. Para convertirlos en horas, simplemente añade una nueva columna al lado del dato que te interesa convertir y divide entre 3.600.

Para poder imprimir un informe para un empleado concreto, deberías seleccionar dicho empleado, la fecha de inicio y fin de mes en el filtro y exportarlo a PDF.

Visualización de los datos 

También ahora es posible ordenar los datos por más de una columna, puedes hacerlo pulsando la tecla Shift y los títulos de las columnas que quieres utilizar para la ordenación. Podrás hacer esto en todos los paneles que cuenten con apartados repetidos como Horario àDetalle.


Horario visual - Agrupado

Si haces click en la línea de color gris se despliega el detalle por día para dicho empleado. La actividad se representa en color naranja y las pausas detectadas en color gris Si volvemos a clicar el detalle diario se repliega de nuevo. 


Horario visual - Detalle


La gráfica nos muestra día a día las horas de inicio y fin de la actividad. La actividad real se muestra en color naranja, las pausas realizadas en color gris y la inactividad de los fines de semana en color celeste. La suma de ambos colores nos da el rango activo total. Solamente aparecen dibujadas las pausas que superan el tiempo mínimo considerado como pausa por el administrador (por defecto, 5 minutos) 

Las flechas nos permiten pasar de un empleado a otro. También podemos seleccionar al empleado que queremos en el desplegable. 


Informes - Horas extra

El objetivo de este panel es visualizar las horas extra realizadas por cada empleado y día en un periodo de fechas concreto. EffiWork calcula siempre las horas extra sobre la actividad real del empleado, no del tiempo de rango activo. 
  • Fecha: día concreto 
  • Nombre del empleado 
  • Actividad: actividad total para ese día 
  • Esperado: la actividad diaria esperada que se ha configurado en el grupo al que este usuario pertenece 
  • Horas Extras: actividad diaria – esperado diario. Si el dato es superior a 0 indica las horas extras realizadas por el empleado. Si el dato es inferior a 0 indica el tiempo que el empleado le debe a la empresa. 


Informes - Conciliación laboral

El objetivo de este informe es detectar oportunidades de conciliación laboral para los empleados intentando entender y reducir el rango activo con el estrictamente necesario en el puesto de trabajo.
  • Fecha: día concreto 
  • Nombre del empleado 
  • Rango activo: tiempo de presencia. Se calcula restando la hora de fin a la hora de inicio. 
  • Actividad: actividad total para ese día 
  • Esperado: la actividad diaria esperada que se ha configurado en el grupo al que este usuario pertenece 
  • Oportunidad: se calcula restando el esperado diario al tiempo de rango activo.