Aquí encontrarás ayuda detallada sobre cada uno de los paneles que conforman Time@Work.

Filtro de fechas, empleados y grupos

control horario filtro



El filtro de fechas aparece en la parte superior derecha de la pantalla y te permite seleccionar diferentes rangos de fechas. Hay algunos ya predefinidos y que se ajustan automáticamente al elegirlos. Estos ejemplos son: ayer, esta semana, semana anterior, este mes y mes anterior.

Para elegir solamente un día concreto, selecciona en el calendario como rango de fechas el día que te interese tanto como día de inicio como día de fin. Si el rango de fechas es inferior a un día, los datos se mostrarán en horas y si el rango es superior, los datos de la gráfica serán en días.

Si deseas ver los datos de un empleado en particular, puede hacer la selección del mismo bajo el filtro de fechas (parte izquierda superior de la pantalla). Los empleados se encuentran agrupados en grupos y subgrupos.

Si conoces el grupo al que pertenece dicho empleado bastará con pulsar en el nombre del grupo para listar todos sus empleados, permitiéndote seleccionar al empleado en cuestión.


Si no localizas al empleado, puedes buscarlo escribiendo su nombre en el cuadro de búsqueda. Si hay varias coincidencias podrás elegir entre ellas.

Para ver los datos de un grupo concreto selecciónalo en este menú desplegable. A partir de ese momento, Time@Work te mostrará los valores correspondientes a todos los miembros del grupo seleccionado, así como los empleados de los subgrupos que dependan de él.




Resumen

Control horario resumen

En este dashboard te mostramos:

  • Resumen del periodo: 
    • Porcentaje de la actividad real sobre la actividad esperada
    • Las fechas aplicadas en el filtro y los días activos
    • Nº de usuarios activos sobre los cuales aplica el cálculo
  • El Mapa de tiempo te muestra un resumen de las medias de los principales indicadores de tiempo recogidos por Time@Work. Como decimos, la información son medias para el grupo de trabajo seleccionado y el periodo de fechas definido en el filtro que encontrarás en la parte superior derecha de tu pantalla.

    El panel ofrece la información de manera muy visual, en formato de tabla y de gráfico de barra. En concreto:

    • El tiempo medio de rango activo
    • La actividad media diaria
    • La parte de actividad media correspondiente a trabajo con el PC
    • La parte de la actividad media correspondiente a trabajo fuera del PC
    • La media de los esperados de todos los sub-grupos incluidos en el grupo
  • Actividad de hoy
    • Empleados que se han conectado hoy: Nº total de empleados que se han conectado y han reportado datos durante el día en curso
    • Empleados que están activos en este momento: Nº total de empleados que están conectados y reportan datos en este momento
Nota: Clickando en la gráfica "Actividad de hoy" se accede al panel "Hoy"
  • Resumen de notificaciones: se muestran las notificaciones pendientes más recientes (máximo 25 notificaciones). En rojo se marcan las notificaciones pendientes que tienen más de una semana. 

Hoy

En primer lugar  verás el número de empleados que deberían estar reportando datos Hoy según lo que marca el calendario : "La configuración del calendario marca que de los x empleados habilitados, hoy deberían reportar y".





La primera gráfica muestra el porcentaje de empleados conectados hoy sobre el total de empleados que deberían reportar datos hoy tal y como lo muestra el calendario laboral.














La segunda gráfica muestra el % de empelados activos en este momento sobre el total de empleados que deberían haber reportado datos hoy. 











La tabla te muestra por defecto el listado de empleados que deberían reportar datos y que no se han conectado pero si des-clickas el filtro "ver sólo los que no reportan" verás el estado actual de todos los empleados. 
  • Nombre del empleado
  • Grupo al que pertenece
  • Actividad esperada del día tal y como está configurado en el calendario laboral
  • Tipo de día: descripción del tipo de día que el empleado tiene configurado en su calendario hoy
  • Conectado hoy: muestra si el empleado se ha conectado hoy
  • Estado
  • Canales de comunicación
                        
             


Tablas de datos

Hemos mejorado la funcionalidad en todos los paneles donde aparecen tablas de datos. Ahora puedes mover columnas y ocultarlas para visualizar los datos que quieres en el orden deseado. La configuración que hagas marcará cómo se exportarán los datos. Si quieres mover una columna, arrástrala por el título. Si quieres ocultar una columna, haz clic en el botón Columnas y te aparecerá un listado de campos que puedes ocultar o mostrar.


Cómo mover columnas en nuestros informes

Cómo ocultar columnas en nuestros informes










Actividad por día

En este panel mostramos medias por grupo de empleados y desglose de los datos por día

Recordemos que la “actividad” es el tiempo que transcurre interactuando con el ordenador (tiempo online) o tareas fuera del mismo (tiempo offline). 
  • Fecha
  • Rango activo: tiempo medio de presencia de los usuarios incluidos en el grupo seleccionado 
  • Actividad: suma de total de horas de actividad de los usuarios del grupo seleccionado 
  • Actividad media: media diaria de actividad de los usuarios seleccionados 
  • Actividad sobre el esperado (%): nivel de consecución del objetivo esperado para el grupo. Lo calculamos dividiendo la actividad media de ese grupo sobre el tiempo esperado. 
  • TMA (Tiempo medio por actividad): representa la capacidad de concentración del empleado. Muestra el tiempo medio en que los usuarios de este grupo han permanecido de forma interrumpida en una aplicación. 
  • Usuarios activos: número de usuarios que reportaron actividad ese día y sobre los cuales se calculan todas las medias anteriores. 

Recuerda que puedes ordenar de mayor a menor y viceversa los valores de la tabla si clicamos en el indicador que nos interese. 

También puedes ocultar los días sin actividad del gráfico. Tienes la opción en la parte superior derecha de dicho gráfico si pinchas en “Ocultar días sin actividad”.

Por último, tienes la opción de "Filtrar por dispositivo" por si quieres mostrar únicamente los datos recogidos por un dispositivo concreto, como por ejemplo solo el tiempo en PC, solo el tiempo offline, solo el tiempo de Androir o solo el tiempo de la APP móvil. Por defecto, la información muestra todos los dispositivos.


Actividad por empleado

En este panel mostramos medias de los días seleccionados y desglose de los datos por empleados.


  • Login del empleado
  • Nombre del empleado  
  • Grupo al que pertenece dicho empleado 
  • Información extra por ejemplo un identificador del empleado
  • Actividad: suma de total de horas de actividad de los usuarios del grupo seleccionado 
  • Actividad media: media diaria de actividad de los usuarios para todo el periodo seleccionado (columna días activos) 
  • Actividad sobre esperado: nivel de consecución del objetivo esperado de actividad para el grupo. Lo calculamos dividiendo la actividad media de ese grupo sobre el tiempo esperado. 
  • TMA (Tiempo medio por actividad): la media del TMA para los días del periodo 
  • Días activos: número de días en los que el usuario ha reportado actividad durante el periodo seleccionado. Esta columna permite ver fácilmente si un empleado ha trabajado todos los días o ha estado ausente algunos de ellos.
Control horario Actividad Empleados

Aquí también tienes la opción de "Filtrar por dispositivo" por si quieres mostrar únicamente los datos recogidos por un dispositivo concreto, como por ejemplo solo el tiempo en PC, solo el tiempo offline, solo el tiempo de Androir o solo el tiempo de la APP móvil. Por defecto, la información muestra todos los dispositivos.


En la gráfica, la línea verde nos muestra la Tendencia de actividad para el período seleccionado y nos indica si la productividad de nuestra organización asciende o desciende a lo largo del tiempo. Además, el iconosituado en la parte superior nos indica rápidamente si la tendencia es ascendenteo descendente. Este icono puede ser especialmente útil cuando la tendencia de la productividad de nuestra organización se ha mantenido muy estable a lo largo del tiempo, y la línea verde no muestra una variación perceptible a simple vista. Solo con fijarnos en el icono sabremos si nuestra actividad va en aumento, o si por el contrario va en descenso.

El botón de ”agrupar datos”, que encontrarás en la parte superior derecha, te permite ver los siguientes datos:

  • Nombre del grupo 
  • Actividad media: media diaria de actividad del grupo para todo el periodo seleccionado (columna días activos) 
  • Usuarios activos: el número medio de empleados que han reportado actividad en este grupo durante el periodo seleccionado 
  • Días activos: número de días en los que se ha reportado actividad durante el periodo seleccionado.


En este panel mostramos medias de los días seleccionados y desglose de los datos por grupo.


Actividad por dispositivo

En este panel mostramos sumas diarias de los dispositivos utilizados y el desglose de los datos por empleado.

  • Nombre del empleado
  • Dispositivo PC: suma de las horas de actividad con el PC para el filtro de fechas seleccionado
  • Dispositivo PC %: porcentaje de horas de actividad con el PC para el filtro de fechas seleccionado
  • Dispositivo fuera del PC (offline)suma de las horas de actividad offline fuera del PC para el filtro de fechas seleccionado
  • Dispositivo fuera del PC (offline) %porcentaje de horas de actividad offline fuera del PC para el filtro de fechas seleccionado
  • Restantes: suma de las horas de actividad con otros dispositivos como por ejemplo en Android o mediante la APP móvil. Se pueden integrar también otros dispositivos.
  • Restantes %: porcentaje de horas de actividad con otros dispositivos como por ejemplo en Android o mediante la APP móvil. Se pueden integrar también otros dispositivos.
  • Total: suma de las horas de actividad de las tres columnas anteriores (PC + offline + otros) para el filtro de fechas seleccionado


En la gráfica la línea verde nos muestra la Tendencia de actividad para el período seleccionado y nos indica si la productividad de nuestra organización asciende o desciende a lo largo del tiempo. Además, el iconosituado en la parte superior nos indica rápidamente si la tendencia es ascendenteo descendente. Este icono puede ser especialmente útil cuando la tendencia de la productividad de nuestra organización se ha mantenido muy estable a lo largo del tiempo, y la línea verde no muestra una variación perceptible a simple vista. Solo con fijarnos en el icono sabremos si nuestra actividad va en aumento, o si por el contrario va en descenso.


Horario - Resumen

En este panel mostramos media de los días seleccionados y desglose de los datos por empleados.

  • Nombre del empleado
  • Grupo al que pertenece dicho empleado
  • Rango activo: tiempo de presencia media diaria de este empleado para los días seleccionados
  • Pausas: tiempo de pausa media diaria de este empleado para los días seleccionados
  • Actividad: media diaria de actividad de este empleado para los días seleccionados
  • Esperado: la actividad diaria esperada que se ha configurado previamente en el grupo al qe este usuario pertenece
  • Actividad – Esperado: actividad media diaria – esperado medio diario. Si el dato es superior a 0 indica las horas extras realizadas por el empleado. Si el dato es inferior a 0 indica el tiempo que el empleado le debe a la empresa.


La gráfica muestra la media del top 3 de usuarios que están por encima de la media y la media del top 3 de usuarios que están por debajo de la media. 

¿Qué ocurre si tenemos más o menos de 3 empleados? Independiente del número de usuarios que hayan, la media siempre se calculará para un máximo de 3 usuarios:

  • Si tenemos más de 3 empleados, se calculará la media de los 3 
  • Si tenemos menos de 3 empleados, se calculará la media de un usuario o dos usuarios, según el caso concreto
En este panel también podemos “agrupar los datos” para que se solo muestre información de los grupos. Si agrupamos datos en lugar de ver medias de usuarios, veremos en la gráfica los 3 grupos que están por encima de la media y los 3 grupos que están por debajo de la media. 
  • Grupo al que pertenece dicho empleado
  • Rango activo: tiempo de presencia media diaria de este grupo para los días seleccionados
  • Pausa: tiempo de pausa media diaria de este grupo para los días seleccionados
  • Actividad media: media diaria de actividad de este grupo para los días seleccionados
  • Esperado: la actividad diaria esperada que se ha configurado para este grupo
  • Actividad – Esperado: actividad media diaria – esperado medio diario. Si el dato es superior a 0 indica las horas extras realizadas por el grupo. Si el dato es inferior a 0 indica el tiempo que el grupo le debe a la empresa.


Horario - Detalle

En este panel mostramos sumas diarias y el desglose de los datos por empleados y días.





  • Nombre del empleado
  • Fecha: día concreto
  • Inicio: hora del primer evento del día (normalmente es el encendido del PC)
  • Fin: hora del último evento del día (normalmente es el apagado del PC o cierre de sesión)
  • Rango activo: tiempo de presencia. Se calcula restando la hora de fin a la hora de inicio. 
  • Actividad: suma de las horas de actividad en el PC y actividad offline 
  • Pausas: total de tiempo en el que no se ha reportado actividad durante el día 
  • Esperado: la actividad diaria esperada que se ha configurado en el grupo al que este usuario pertenece 
  • Actividad – Esperado: actividad media diaria – esperado medio diario. Si el dato es superior a 0 indica las horas extras realizadas por el empleado. Si el dato es inferior a 0 indica el tiempo que el empleado le debe a la empresa. 

En este panel es donde encontrarás toda la información necesaria para la elaboración del informe mensual de empleados requerido por la Inspección de Trabajo. 

Como en todos los paneles de Time@Work, estos datos los puedes exportar en varios formatos (PDF, CSV y Excel). Cuando exportamos en Excel, los datos aparecen en horas y segundos. Para convertirlos en horas, simplemente añade una nueva columna al lado del dato que te interesa convertir y divide entre 3.600.

Para poder imprimir un informe para un empleado concreto, deberías seleccionar dicho empleado, la fecha de inicio y fin de mes en el filtro y exportarlo a PDF.


Visualización de los datos 

También ahora es posible ordenar los datos por más de una columna, puedes hacerlo pulsando la tecla Shift y los títulos de las columnas que quieres utilizar para la ordenación. Podrás hacer esto en todos los paneles que cuenten con apartados repetidos como Horario àDetalle.



Horario visual - Agrupado
La gráfica nos muestra el tiempo medio de rango activo de cada usuario para el periodo seleccionado. Si pasamos el ratón por encima de la línea gris te muestra las horas medias de inicio y fin del rango activo

Si haces click en la línea de color gris se despliega el detalle por día para dicho empleado. La actividad se representa en color naranja y las pausas detectadas en color gris Si volvemos a clicar el detalle diario se repliega de nuevo. 


Horario visual - Detalle


La gráfica nos muestra día a día las horas de inicio y fin de la actividad. La actividad real se muestra en color naranja, las pausas realizadas en color gris y la inactividad de los fines de semana en color celeste. La suma de ambos colores nos da el rango activo total. Solamente aparecen dibujadas las pausas que superan el tiempo mínimo considerado como pausa por el administrador (por defecto, 5 minutos) 

Las flechas nos permiten pasar de un empleado a otro. También podemos seleccionar al empleado que queremos en el desplegable. 

Notificaciones

En este panel mostramos las propuestas de ediciones de actividad, cambios de aplicaciones no productivas a productivas, ediciones de calendario (cambios de tipo de día). 
El panel de Notificaciones tiene una opción que se marca por defecto si la cuenta tiene más de 10 managers --> "Filtrar sólo grupos principales" permite ver las notificaciones de los grupos de más alto nivel (para el Administrador será el grupo Todos y para los responsables de grupo serán los grupos más altos).

Control horario notificaciones
Si des-clickas está opción podrás ver todas las notificaciones.
Control horario notificaciones
Los managers y responsables con permisos de configuración tienen acceso al panel de notificaciones en el que podrán ver un resumen de las solicitudes realizadas por los empleados y aprobar o denegarlas. 

Si des-clickas la opción "Ver sólo pendientes" podrás ver todas las notificaciones y, en la columna Estado, podrás ver quien aprobó la soli

Control horario notificaciones


También tienes la opción de buscar notificaciones directamente usando el buscador que encontrarás en la esquina superior derecha. Por ejemplo, puedes utilizarlo para filtrar solamente las ediciones de actividad, un empleado concreto o todo un grupo de trabajo.  A medida que vayas escribiendo letras se filtrarán solo las opciones que se correspondan con tu búsqueda.



Informes - Horas extra

El objetivo de este panel es visualizar las horas extra realizadas por cada empleado y día en un periodo de fechas concreto. Time@Work calcula siempre las horas extra sobre la actividad real del empleado, no del tiempo de rango activo. 
  • Fecha: día concreto 
  • Nombre del empleado 
  • Actividad: actividad total para ese día 
  • Esperado: la actividad diaria esperada que se ha configurado en el grupo al que este usuario pertenece 
  • Horas Extras: actividad diaria – esperado diario. Si el dato es superior a 0 indica las horas extras realizadas por el empleado. Si el dato es inferior a 0 indica el tiempo que el empleado le debe a la empresa. 


Informes - Conciliación laboral

El objetivo de este informe es detectar oportunidades de conciliación laboral para los empleados intentando entender y reducir el rango activo con el estrictamente necesario en el puesto de trabajo.
  • Fecha: día concreto 
  • Nombre del empleado 
  • Rango activo: tiempo de presencia. Se calcula restando la hora de fin a la hora de inicio. 
  • Actividad: actividad total para ese día 
  • Esperado: la actividad diaria esperada que se ha configurado en el grupo al que este usuario pertenece 
  • Oportunidad: se calcula restando el esperado diario al tiempo de rango activo.