Aquí encontrarás información detallada sobre cada uno de los paneles de los que dispone WorkProject

Todos los datos de los paneles de WorkProject pueden ser exportados en varios formatos (PDF, CSV y Excel). Cuando exportamos en Excel, los datos aparecen en horas y segundos. Para convertirlos en horas, simplemente añade una nueva columna al lado del dato que te interesa convertir y divide entre 3.600.

Notificaciones

En este panel se muestran las propuestas de los Empleados que ven los Administradores o Responsables de grupo. Estas propuestas pueden estar Pendientes de aprobación, o pueden haber sido ya revisadas. Para filtrar por Pendientes o Revisadas, utilizaremos el filtro que encontramos sobre la tabla: Ver pendientes/Ver revisadas. Si tenemos notificaciones por revisar, el panel de Notificaciones se nos abre directamente al iniciar sesión en la herramienta.


Si tienes permisos de Administrador y tienes Notificaciones pendientes, WorkProject se abrirá automáticamente en el apartado Notificaciones cada vez que accedas a tu cuenta. 

Los managers y responsables con permisos de configuración tendrán un nuevo panel de notificaciones en el que podrán ver un resumen de las propuestas de validaciones de actividad realizadas por los empleados.

Cada vez que un empleado proponga una edición de actividad y se necesite aprobar aparecerá aquí listada en el nuevo panel de "Notificaciones".  El manager podrá elegir "Ver pendientes" o "Ver revisadas".

También tienes la opción de buscar notificaciones directamente usando el buscador que encontrarás en la esquina superior derecha. Por ejemplo, puedes utilizarlo para filtrar solamente las ediciones de actividad, un empleado concreto o todo un grupo de trabajo.  A medida que vayas escribiendo letras se filtrarán solo las opciones que se correspondan con tu búsqueda.
Puede aceptar  , rechazar  o ver más información sobre la propuesta 

Los tipos de propuesta que nos podemos encontrar son:
  • Validad actividad
  • Validad nota de gasto
  • Cambio de aplicación no productiva a productiva

Filtro de fechas, empleados y grupos

El filtro de fechas aparece en la parte superior derecha de la pantalla y te permite seleccionar diferentes rangos de fechas. Hay algunos ya predefinidos y que se ajustan automáticamente al elegirlos. Estos ejemplos son: ayer, esta semana, semana anterior, este mes y mes anterior.

Para elegir solamente un día concreto, selecciona en el calendario como rango de fechas el día que te interese tanto como día de inicio como día de fin. Si el rango de fechas es inferior a un día, los datos se mostrarán en horas y si el rango es superior, los datos de la gráfica serán en días.

Si deseas ver los datos de un empleado en particular, puede hacer la selección del mismo bajo el filtro de fechas (parte izquierda superior de la pantalla). Los empleados se encuentran agrupados en grupos y subgrupos.

Si conoces el grupo al que pertenece dicho empleado bastará con pulsar en el nombre del grupo para listar todos sus empleados, permitiéndote seleccionar al empleado en cuestión.


Si no localizas al empleado, puedes buscarlo escribiendo su nombre en el cuadro de búsqueda. Si hay varias coincidencias podrás elegir entre ellas.

Para ver los datos de un grupo concreto selecciónalo en este menú desplegable. A partir de ese momento, WorkProject te mostrará los valores correspondientes a todos los miembros del grupo seleccionado, así como los empleados de los subgrupos que dependan de él.


Proyectos - Actividad por proyecto

En este panel mostramos la actividad reportada en cada proyecto de trabajo y el porcentaje que representa sobre el total


El panel “Actividad por proyecto” es el primero que verás cuando entres en WorkProject. Muestra un resumen muy visual de todos tus proyectos con información sobre la actividad total registrada en cada uno de ellos. También aparece un porcentaje de dedicación de actividad sobre el total.

El panel ofrece la información, en formato de tabla y de gráfico circular. En concreto:

  • Proyecto
  • La actividad total
  • El porcentaje que representa la actividad de cada proyecto sobre el total
Si haces click en el icono (i) o bien en un color del gráfico circulas irás directamente al desglose de actividad de dicho proyecto por día, por empleado o por grupo de trabajo.


Proyectos - Detalle de uso por día

En este panel mostramos la actividad diaria del proyecto seleccionado así como medias diarias de actividad de dicho proyecto
  • Fecha: día concreto para el filtro de fechas seleccionado
  • Actividad: total de actividad registrada en el proyecto para el filtro de fechas y grupo de trabajo seleccionado
  • Actividad media: media diaria de actividad del proyecto para los días seleccionados según el número de empleados (columna usuarios) 
  • Usuarios: el número de empleados que han reportado actividad en este proyecto durante el periodo seleccionado 

Proyectos - Detalle de uso por empleado

En este panel mostramos la actividad total del proyecto seleccionado para cada empleado así como medias diarias de actividad


  • Nombre del empleado
  • Actividad: total de actividad registrada en el proyecto por el empleado para el filtro de fechas seleccionado
  • Actividad media: media diaria de actividad del proyecto de los empleados para el filtro de fechas seleccionado (columna días activos) 
  • Días activos: el número de días que el empleado ha reportado actividad en este proyecto durante el periodo seleccionado 



Proyectos - Detalle de uso por grupo

En este panel mostramos la actividad total del proyecto seleccionado por grupo de trabajo así como medias diarias de actividad

  • Grupo de trabajo
  • Actividad: total de actividad registrada en el proyecto por grupo para el filtro de fechas seleccionado
  • Actividad media: media diaria de actividad del proyecto por grupo para el filtro de fechas seleccionado (columna días activos) 
  • Días activos: el número de días que el grupo ha reportado actividad en este proyecto durante el periodo seleccionado
  • Usuarios: el número de empleados que han reportado actividad en este proyecto durante el periodo seleccionado 


Proyectos - Detalle de uso por tareas


https://sites.google.com/a/workmeter.com/help-global/workproject/paneles/uso-tareas.JPG

En este panel mostramos la actividad total de las tareas del proyecto seleccionado y el porcentaje que representan sobre los proyectos

  • Tarea
  • Actividad: total de actividad registrada en las tareas/subtareas del proyecto para el filtro de fechas seleccionado
  • %: porcentaje de actividad que representa la tarea/subtarea sobre el total de los proyectos


Proyectos - Proyectos x usuarios

En este panel mostramos de todos los proyectos que los empleados tienen vinculados. Puedes ordenador alfabéticamente tanto por nombre del proyecto como por nombre del empleado. También puedes utilizar el buscador para encontrar más fácilmente a un empleado y ver todos sus proyectos o al revés, buscar un proyecto y ver qué empleados lo tienen vinculado.

  • Nombre del empleado
  • Proyecto: nombre del proyecto
  • Actividad: total de actividad registrada en cada proyecto por el empleado para el filtro de fechas seleccionado
  • Actividad media: media diaria de actividad que el empleado ha reportado en cada proyecto para el filtro de fechas seleccionado (columna días activos) 
  • Días activos: el número de días que el empleado ha reportado actividad en cada proyecto durante el periodo seleccionado
Si haces click en el nombre de un empleado en concreto irás al listado de todos los proyectos que tiene vinculado dicho empleado con información sobre su actividad por proyectos total y diaria.

Tablas de datos

Hemos mejorado la funcionalidad en todos los paneles donde aparecen tablas de datos. Ahora puedes mover columnas y ocultarlas para visualizar los datos que quieres en el orden deseado. La configuración que hagas marcará cómo se exportarán los datos. Si quieres mover una columna, arrástrala por el título. Si quieres ocultar una columna, haz clic en el botón Columnas y te aparecerá un listado de campos que puedes ocultar o mostrar.

Cómo mover las columnas de nuestros informes

Cómo ocultar las columnas de nuestros informes













Visualización de los datos 

También ahora es posible ordenar los datos por más de una columna, puedes hacerlo pulsando la tecla Shift y los títulos de las columnas que quieres utilizar para la ordenación. Podrás hacer esto en todos los paneles que cuenten con apartados repetidos como Proyectoà proyecto por usuario.

Modificar proyectos

En este panel podrás modificar el tiempo de tus proyectos y asignarlos a otros diferentes

Gracias a este panel de WorkProject ya es posible redistribuir tiempos de un proyecto a otro y realizar cambios necesarios que reflejen un escenario lo más fiel posible a la realidad. Para empezar, tienes dos tipos de visualización diferentes: por mes y por día:

 


Para traspasar tiempo de un proyecto a otro, primero selecciona el día en el que quieras realizar el cambio para cambiar a la vista por día. En esta vista, cada fila representa una hora de trabajo completa y te muestra todos los proyectos que has tenido activos durante esa franja. Haz click en el proyecto en el que quieres hacer cambios y te aparecerá la siguiente ventana:
Aquí deberás seleccionar del tiempo total del proyecto original, cuánto tiempo quieres traspasar al nuevo proyecto. Para ello, selecciona el que corresponda del desplegable y rellena el cuadro con la nueva información (también puedes utilizar la barra inferior y arrastrarla hacia la izquierda/derecha para ver los cambios en tiempo real). 
Cuando estés de acuerdo con el escenario configurado, tan solo haz click en "Enviar" para guardar los cambios.

Proyectos - Previsiones

Este panel te ayuda a controlar posibles desviaciones en tiempo sobre tus previsiones iniciales de cada proyecto y los datos reales registrados hasta el momento

  • Proyecto: nombre del proyecto
  • Fecha de inicio: fecha en la que se comienza a recoger actividad en el proyecto
  • Fecha prevista fin de proyecto: fecha prevista de fin del proyecto (esta información se indica a la hora de configurar un proyecto)
  • Días restantes: número de días que faltan hasta la fecha prevista de fin del proyecto
  • Fin (previsión): fecha de fin de proyecto prevista por la herramienta según la trayectoria actual del proyecto y las horas previstas
  • Desviación: se muestra en días y puede ser negativa (el proyecto va a finalizar X días antes de lo previsto) o positiva (el proyecto va a durar X días más de lo previsto inicialmente)
  • Tiempo previsto: horas previstas de duración del proyecto (esta información se indica a la hora de configurar un proyecto)
  • Tiempo consumido: horas consumidas hasta la fecha en el proyecto
  • Tiempo restante: horas que faltan hasta la finalización del proyecto (tiempo previsto - tiempo consumido)

Algunas aclaraciones importantes sobre este panel:
  1. Esta lista sólo incluye proyectos con final previsto y las previsiones se realizan si existe también tiempo previsto en horas 
  2. Los datos de tiempos se representan en horas por proyecto 
  3. Los datos de este panel no están sujetos al filtro de fechas y grupos o empleados
  4. Los proyectos expirados en el tiempo se muestran con las cifras en color rojo cuando se han pasado de fechas

Proyectos - Vista de calendario

Si eres administrador o responsable de grupo, puedes acceder a una Visión de calendario de tus proyectos. Es una vista equivalente a la que tiene el empleado en su Editor de proyectos. Para acceder, despliega la sección Proyectos en el panel lateral de la herramienta, y haz click en Visión calendario.

- En la Vista Mensual podemos ver los principales proyectos por día. 



- En la Vista Diaria podemos ver valores medios.

Proyectos - Registro de eventos
En el panel lateral de la herramienta, podemos desplegar el apartado Proyectos y acceder a Registro de eventos. El registro de eventos permite ver todos los eventos que han sucedido en un proyecto determinado. 

Si nuestros permisos son de Administrador, el panel que veremos será el siguiente: 



Si nuestros permisos son de Empleado, el panel que veremos será el siguiente: 




En función de los permisos que tengamos, podemos ver: 
  • Proyectos/Tareas/Subtareas: Podemos ver cuando han sido creados, eliminados, cerrados, o abiertos.
  • Comentarios: listarlos y añadir, editar, y eliminar.
  • Archivos: listarlos y añadir, modificar comentarios, eliminar.
  • Notas de gasto: listarlas, añadir, modificar valores y eliminar
Como Administrador podremos ver todos los eventos y proyectos existentes, mientras que como Empleado solo podremos ver los que tengamos asignados. Tanto Administradores como Empleados pueden añadir comentarios, archivos, notas de gastos y aplicar filtros.

Registro de eventos - Filtros

Podemos filtrar por uno o varios proyectos y por uno o varios tipos de eventos. Para filtrar, solo tenemos que pulsar los siguientes paneles y escoger el proyecto y el tipo de evento que queramos. Una vez hecho esto, hacemos click en Aplicar filtro.

El panel Registro de eventos se puede filtrar con fechas en la parte superior derecha, pero no por personas ni departamentos.

Registro de eventosAñadir comentario

Si pulsamos el botón situado en la parte superior derecha de la pantalla, podremos añadir un comentario a cualquier proyecto que queramos. Al hacer click en el botón se nos despliega el siguiente popup. 


En la caja de Comentario, escribimos lo que consideremos. Para indicar en qué proyecto queremos colocar el comentario, abrimos el desplegable de Proyecto y seleccionamos el que queramos.



Una vez hecho esto, pulsamos Guardar y nuestro comentario se habrá publicado con éxito. Los comentarios solo pueden agregarse a proyectos, no a un empleado concreto. Si agregamos un comentario y queremos verlo en el acto, debemos añadir en el filtro por fecha el día de hoy.

Registro de eventos – Añadir archivo

Si pulsamos el botón situado en la parte superior derecha de la pantalla, podremos añadir un archivo a cualquier proyecto que queramos. Al hacer click en el botón se nos despliega el siguiente popup.

Para indicar en qué proyecto queremos colocar el archivo, abrimos el desplegable de Proyecto y seleccionamos el proyecto que queramos.


Una vez hecho esto, pulsamos Enviar y nuestro archivo se habrá publicado con éxito. Los archivos solo pueden agregarse a proyectos, no a un empleado concreto. El tamaño máximo permitido para un archivo es de 5 MB. Los formatos de archivo permitidos son PDF, DOC, DOCX, XLS, XLSX, PPT, PPTX, JPG, JPEG, PNG, GIF y TXT. 


Registro de eventos – Añadir gasto

Si pulsamos el botón situado en la parte superior derecha de la pantalla, podremos añadir una nota de gasto a cualquier proyecto que queramos. Al hacer click en el botón se nos despliega el siguiente popup.

Podemos seleccionar el proyecto en el que queramos introducir la nota de gasto haciendo click en el desplegable Proyecto. En el apartado Nota de gasto, introducimos la cifra de nuestro gasto, y en el panel Fecha, el día concreto del gasto. También podemos añadir un comentario detallando el gasto, y un archivo de un máximo de 5MB. Los formatos válidos para este archivo son PDF, JPG, JPEG, PNG y GIF.

Una vez hecho esto, pulsamos Enviar y nuestro gasto se habrá enviado con éxito. Los gastos solo pueden agregarse a proyectos, no a un empleado concreto. Las validaciones de notas de gasto pendientes aparecerán en el apartado Notificaciones, situado en el panel lateral, pudiendo aceptarlas o denegarlas. 


Podemos configurar una cantidad determinada a partir de la cual una nota de gasto requiere de autorización por parte del Administrador o Administradores. Para hacerlo solo tenemos que ir al apartado Configuración > Opciones generales situado en el panel lateral de la herramienta. 


En el siguiente apartado, escribimos la cantidad a partir de la cual se precisa una autorización, y pulsamos Guardar.

Datos financieros - Costes y márgenes

En este panel se muestran las cantidades monetarias referentes a costes, facturación, gastos y márgenes de los proyectos configurados. De esta forma puedes ver en tiempo real la rentabilidad de todos tus proyectos.

  • Proyecto: nombre del proyecto
  • Coste periodo: valor monetario o cantidad de dinero que te cuesta cada proyecto en el intervalo de fechas seleccionado previamente. Se calcula gracias a las horas de dedicación que cada empleado haya realizado en el proyecto y al coste por hora que le hayas configurado previamente a dichos empleados. Consulta nuestra guía de inicio para saber cómo configurar el coste por hora de los empleados.
  • Facturación periodo: valor monetario o cantidad de dinero obtenida o facturada por cada proyecto en el intervalo de fechas seleccionado previamente. Se puede calcular de dos maneras distintas: con el precio de las horas facturables de los empleados o de los proyectos. Si ambos campos están rellenados, prevalecerá la información de la hora facturable del proyecto por encima de la de los empleados. Consulta cómo configurar proyectos o cómo configurar las opciones de los empleados.
  • Margen periodo: beneficio obtenido por cada proyecto en el intervalo de fechas seleccionado previamente. Se calcula restando el importe del coste al importe de la facturación.
  • Coste total: valor monetario o cantidad de dinero que te cuesta cada proyecto hasta su fecha de finalización
  • Total gastos: en esta columna se muestran todos los gastos introducidos a través de las Notas de Gasto que se añaden en Registro de eventos. Si un administrador o responsable de grupo no aprueba estos gastos como válidos (cuando superen una cantidad determinada que fijaremos nosotros mismos en Configuración > Opciones generales), no aparecerán aquí. 
  • Facturación total: valor monetario o cantidad de dinero obtenida o facturada por cada proyecto hasta su fecha de finalización
  • Margen total: beneficio obtenido por cada proyecto hasta su fecha de finalización. Se calcula restando el importe del coste total al importe de la facturación total.
  • Beneficio: representa de forma visual el coste total (zona anaranjada) y el margen total (zona verde) de cada proyecto hasta su fecha de finalización.


Costes y márgenes por día

En este panel se muestra el detalle de actividad total, costes y facturación de un proyecto concreto para el intervalo de fechas seleccionado

  • Fecha: día concreto para el filtro de fechas seleccionado
  • Nombre del empleado
  • Actividad: total de actividad registrada en el proyecto para el filtro de fechas y grupo de trabajo seleccionado
  • Coste x hora: muestra el coste por hora de trabajo de cada empleado que ha participado en el proyecto
  • Coste periodo: valor monetario o cantidad de dinero que te cuesta el proyecto en el intervalo de fechas seleccionado previamente
  • Hora facturable: representa el precio que vas a facturar por cada hora de dedicación al proyecto
  • Facturación periodo: valor monetario o cantidad de dinero obtenida o facturada por el proyecto en el intervalo de fechas seleccionado previamente


Costes y márgenes por empleado

En este panel se muestra el detalle por empleados sobre los costes, facturación y márgenes obtenidos 
de un proyecto concreto para el intervalo de fechas seleccionado 

  • Nombre del empleado
  • Coste periodo: para cada empleado, cantidad de dinero que te cuesta el proyecto en el intervalo de fechas seleccionado previamente
  • Facturación periodo: para cada empleado, cantidad de dinero obtenida o facturada por el proyecto en el intervalo de fechas seleccionado previamente
  • Margen periodo: para cada empleado, beneficio obtenido por el proyecto en el intervalo de fechas seleccionado previamente. Se calcula restando el importe del coste al importe de la facturación.
  • Coste total: para cada empleado, valor monetario o cantidad de dinero que te cuesta el proyecto hasta su fecha de finalización
  • Facturación total: para cada empleado, cantidad de dinero obtenida o facturada por el proyecto hasta su fecha de finalización
  • Margen total: para cada empleado, beneficio obtenido por el proyecto hasta su fecha de finalización. Se calcula restando el importe del coste total al importe de la facturación total.
  • Beneficio: representa de forma visual el coste total (zona anaranjada) y el margen total (zona verde) del proyecto hasta su fecha de finalización.

Costes y márgenes por grupo

En este panel se muestra el detalle por grupo de trabajo sobre los costes, facturación y márgenes obtenidos 
de un proyecto concreto para el intervalo de fechas seleccionado 

  • Grupo de trabajo
  • Coste periodo: para cada grupo, cantidad de dinero que te cuesta el proyecto en el intervalo de fechas seleccionado previamente
  • Facturación periodo: para cada grupo, cantidad de dinero obtenida o facturada por el proyecto en el intervalo de fechas seleccionado previamente
  • Margen periodo: para cada grupo, beneficio obtenido por el proyecto en el intervalo de fechas seleccionado previamente. Se calcula restando el importe del coste al importe de la facturación.
  • Coste total: para cada grupo, valor monetario o cantidad de dinero que te cuesta el proyecto hasta su fecha de finalización
  • Facturación total: para cada grupo, cantidad de dinero obtenida o facturada por el proyecto hasta su fecha de finalización
  • Margen total: para cada grupo, beneficio obtenido por el proyecto hasta su fecha de finalización. Se calcula restando el importe del coste total al importe de la facturación total.
  • Beneficio: representa de forma visual el coste total (zona anaranjada) y el margen total (zona verde) del proyecto hasta su fecha de finalización.