El primer paso para empezar a gestionar tus proyectos, WorkProject tiene que estar instalado y funcionado en tu ordenador y en el de los empleados. 
Por lo tanto, el primer paso es descargar el instalador.

Entra con tu cuenta de WorkProject y automáticamente te aparecerá la pantalla de descarga del cliente. 


En este apartado se puede descargar el cliente de instalación de WorkProject para instalarlo en los equipos de los empleados. Selecciona el tipo de instalador según el sistema operativo de tus equipos. Este paso sólo descargará el cliente, pero no se instalará en ningún equipo. 

Una vez acabada la descarga tienes que iniciar la instalación en los equipos de los empleados. Puede simplemente copiar el archivo que ha descargado e instalarlo en cada uno de los equipos (por ejemplo, con un pendrive USB). Como manager, otra forma adicional de instalar WorkProject en los equipos de los empleados es que el administrador acceda con su cuenta en WorkProject desde el equipo del propio empleado y vaya al panel Configuración > IT > Descargar instalador.
Recuerda que también puedes enviar por email el instalador de WorkProject. En la misma página de Descargar instalador, si pulsas sobre el icono   se abrirá una ventana nueva donde podrás enviarlo por correo electrónico a cualquiera de tus contactos. Este método solo funciona si tienes configurado en tu navegador web un gestor de correo que abre aplicaciones externas automáticamente (por ejemplo Gmail, Outlook, Thunderbird, etc.)

Si tienes problemas para instalar la herramienta o te faltan permisos, prueba a ejecutar el instalador de WorkProject como administrador. Para ello, haz click con el botón derecho del ratón encima del ejecutable (*.exe) y selecciona la opción "Ejecutar como administrador". Si prefieres que te ayudemos, no dudes en contactarnos en support@workmeter.com para guiarte.

Cómo instalar en Mac OS 

1) El primer paso es descargar el instalador correspondiente a Mac OS en el panel Configuración > IT > Descargar instalador.
2) Al ejecutar por primera vez el instalador, es muy probable que el sistema operativo de Mac bloquee la instalación por motivos de seguridad
3) Una vez cerrada la ventana de mensaje del paso previo, debes acceder a Preferencias del Sistema > Seguridad y Privacidad y, desde ahí, pulsar "Abrir igualmente" en el mensaje que hace referencia a nuestro instalador.
4) Cuando se abra el instalador, basta únicamente con seguir los pasos indicados

Primeros pasos

Una vez instalado en los equiposWorkProject comenzará a recopilar información de manera automática sobre la actividad de tus proyectos. (IMPORTANTE: tras la instalación es posible que no encuentres el icono de WorkProject en tu barra de tareas. Para solucionarlo, por favor sigue leyendo nuestras instrucciones recomendadas)


Para acceder a la interface web de WorkProject tienes dos opciones: 
  1. Pincha con el botón derecho en el icono de WorkProject en la barra de tareas de tu sistema operativo y selecciona la opción “Acceda a su cuenta” 
  2. Utiliza este enlace (te recomendamos que lo marques como favorito para recordarlo y acceder más fácilmente) 
La primera vez que accedas verás el panel de proyectos, el cual de momento estará vacío porque primero tienes que configurar todos tus proyectos en la herramienta.

El filtro de la parte superior derecha de la pantalla te permitirá analizar los datos por rangos de fechas, empleado, subgrupos o grupos de empleados.


Dentro de las opciones de "Configuración", en el apartado "Administradores", puedes crear nuevos usuarios administradores con diferentes permisos para acceder a WorkProject y determinar a qué opciones tienen o no acceso. De esta forma, podrás crear supervisores por grupos, que podrán revisar los datos de sus equipos de trabajo. Pincha aquí para saber cómo configurar diferentes grupos y empleados.

Cómo configurar proyectos

El primer paso para vincular tu actividad al proyecto correspondiente es empezar a configurar los proyectos de trabajo. Para ello, dirígete a Configuración > Proyectos > Configurar proyectos

Haz click en el botón "Crear proyecto"  

A la derecha se abrirá una ventana con las diferentes opciones para configurar el proyecto:
  • Nombre del proyecto
  • Descripción del proyecto
  • Color: elige un color con el que ilustrar el proyecto
  • Límite de tiempo: define si quieres limitar un máximo de minutos al día a ese proyecto. Por ejemplo, si seleccionas 60 minutos, la actividad al proyecto se irá descontando mientras trabajas en él hasta que se agote este límite de tiempo. Una vez consumido el tiempo diario el proyecto desaparecerá del desplegable de WorkProject.
  • Horario: define un rango de horas para que el proyecto se pueda seleccionar o no desde el icono de la aplicación. Por ejemplo, si limitas que el horario de un proyecto sea de 10:00 a 17:00 significa que ni antes de las 10:00 ni después de las 17:00 se podrá reportar actividad a dicho proyecto.
  • Tiempo planificado (h): representan las horas previstas que le vas a dedicar en dicho proyecto y sirve para calcular las desviaciones entre tus previsiones iniciales y los resultados reales recogidos por WorkProject y que aparecen en el panel "Previsiones". Introduce una cantidad en horas.
  • Fecha prevista: define una fecha de entrega o finalización del proyecto. Al igual que el tiempo planificado, sirve para calcular posteriormente las desviaciones.
  • Hora facturable: representa el precio que vas a facturar por cada hora de dedicación al proyecto y te ayuda a calcular fácilmente la facturación de dicho proyecto. Sirve para calcular costes y beneficios en el panel "Datos financieros". Introduce una cantidad en tu moneda correspondiente, euros (€), dólares ($), etc. IMPORTANTE: si rellenas este campo, la información prevalecerá a la hora de calcular los márgenes y beneficios del proyecto, por lo que no se tendrá en cuenta la hora facturable que hayas introducido en la configuración de empleados. Si lo dejas en blanco, la herramienta sí cogerá la información de la hora facturable de tus empledos a la hora de cacular la rentabilidad y márgenes.

Nota: cuando asignamos un proyecto o tarea a un usuario o grupo de trabajo, se heredará hacia abajo, es decir, tanto la tarea como la subtarea.


Cómo asignar proyectos a empleados y/o grupos de trabajo

Una vez ya tienes los proyectos creados, debes asignarlos a los empleados o grupos correspondientes. Eso también se hace desde el panel de configuración de proyectos, en  Configuración > Proyectos > Configurar proyectos


  1. Selecciona el proyecto que te interesa (si tienes muchos creados, puedes utilizar el buscador para filtrar resultados en tiempo real)
  2. Haz click en   si quieres añadir empleados de forma individual o en  para añadir un grupo entero de trabajo 
  3. Según lo que elijas se te mostrarán todos los empleados de la organización o todos los grupos de trabajo creados
  4. Selecciona manualmente los empleados o grupos a los que quieras asignar dicha tarea (los cambios se guardan se guardan en tiempo real)
Recuerda utilizar el buscador de empleados para filtrar resultados.

Tareas y subtareas

WorkProject permite añadir tareas y subtareas a los proyectos de trabajo que ya tengas creados. Las tareas se alojan dentro de los proyectos y pueden ayudarte a dividir dichos proyectos en acciones o procesos más pequeños. A su vez, puedes añadir diferentes subtareas a tus tareas. 

Esta funcionalidad de WorkProject es especialmente útil si dentro de un mismo proyecto se realizan diferentes tareas o procesos que quieras analizar en detalle, permitiéndote llevar un mejor seguimiento de la actividad de tus proyectos, así como un análisis más exhaustivo.


Te lo enseñamos con el siguiente ejemplo:


- El proyecto principal es "Difusión Marca / Producto"

- Hay 3 tareas que depende de él: Facebook, Linkedin y Twitter

- Y dentro de cada una de estas tareas, hay diferentes subtareas denominadas "Campañas ADS" y "Crear contenido"



https://sites.google.com/a/workmeter.com/help-global/workproject/instalacion/tarea.JPG

Crear tareas de un proyecto

  1. Dirígete a Configuración > Proyectos > Configurar proyectos
  2. Haz click en el icono   del proyecto al que quieras añadir una tarea (si la tarea es para un nuevo proyecto, primero deberás crearlo)
  3. Introduce el nombre de la tarea. A medida que introduces letras, el autocompletado te mostrará las tareas ya creadas y que puedes seleccionar para no repetirlas. De esta forma podrás analizar posteriormente la información en caso de que una tarea se repita en diferentes proyectos.
  4. Opcionalmente también puedes rellenar el resto de información (descripción, color, tiempo planificado, precio de hora facturable etc.)
  5. Haz click en guardar para guardar la tarea

Tu tarea se creará inmediatamente y ya podrás empezar a seleccionarla en tu lista de proyectos.

En caso de que quieras editar una tarea ya creada, tan solo haz click en el icono   para modificar la información.

 

Crear subtareas de una tarea

  1. Dirígete a Configuración > Proyectos > Configurar proyectos
  2. Haz click en el icono    de la tarea a la que quieras añadir una subtarea
  3. Introduce el nombre de la subtarea. A medida que introduces letras, el autocompletado te mostrará las subtareas ya creadas y que puedes seleccionar para no repetirlas. De esta forma podrás analizar posteriormente la información en caso de que una subtarea se repita en diferentes proyectos.
  4. Opcionalmente también puedes rellenar el resto de información (descripción, color, tiempo planificado, precio de hora facturable etc.)
  5. Haz click en guardar para guardar la subtarea

Tu subtarea se creará inmediatamente y ya podrás empezar a seleccionarla en tu lista de proyectos.

En caso de que quieras editar una subtarea ya creada, tan solo haz click en el icono    para modificar la información.

 

Asignar tareas y subtareas a usuarios o grupos

Puedes asignar solo algunas tareas y subtareas a empleados o grupo de trabajo. De esta forma también tendrá será parte del proyecto, pero solo verá aquellas tareas/subtareas donde pueda reportar y que le han sido asignadas y no se le mostrará la lista del total de tareas/subtareas que tenga creadas dicho proyecto.

Para ello:

  1. Dirígete a Configuración > Proyectos > Configurar proyectos
  2. Localiza la tarea/subtarea que quieras asignar, para ello despliega la lista de tareas del proyecto que te interesa. Recuerda que puedes utilizar el buscador para filtrar resultados tanto de proyectos como de tareas/subtareas.
  3. Haz click en  si quieres añadir empleados individuales o en  para añadir un grupo entero de trabajo
  4. Según lo que elijas se te mostrarán todos los empleados de la organización o todos los grupos de trabajo que tienes creados
  5. Selecciona manualmente los empleados o grupos a los que quieras asignar dicha tarea (los cambios se guardan se guardan en tiempo real)

Nota: cuando asignamos una tarea o subtarea a un usuario o grupo de trabajo, se heredará hacia arriba, es decir, se le asignará tanto la nueva tarea como todo el proyecto.


Seleccionar y cambiar entre proyectos o tareas

En WorkProject es muy fácil seleccionar los proyectos o tareas en los que estás trabajando. Simplemente haz click con el botón derecho del ratón sobre el icono de WorkProject y selecciona el que necesites haciendo click otra vez. 

Si necesitas reportar en una tarea/subtarea concreta, primero debes encontrar el proyecto en el que están asociadas y luego mover el ratón hacía él hasta que aparezca la lista de tareas que tiene dicho proyecto. Selecciona la que te interese y vuelve a hacer click para guardar los cambios.


Editar proyectos y actividad por separado

Si accedemos a Configuración > Opciones Generales, podemos editar proyectos y actividad por separado. A nivel corporativo, se puede activar la edición solo de proyectos, solo de actividades, o ambas. 

Se puede bloquear la edición de datos (proyectos y actividades) del mes previo a partir de una fecha del mes en curso. Si activamos esa opción para que, por ejemplo, a partir del día 5 se bloqueen las ediciones del mes anterior, los empleados tendrán los días 1,2,3 y 4 para editar el mes previo y no podrán cambiar nada llegado el día 5.

Checkboxes

Los checkboxes de Opciones avanzadas y Planificador de Proyectos que nos encontramos a la hora de configurar un proyecto son desplegables.