Para poner en marcha WorkProject en tu organización te recomendamos que sigas principalmente estos pasos. 

Crear cuenta a los empleados 

Para que los empleados puedan ver sus datos, primero tienen que crearse una cuenta de WorkProject. Para ello:

  1. Tienen que hacer click con el botón derecho del ratón sobre el icono de WorkProject que aparece en la barra de tareas (esquina inferior derecha en Windows) (IMPORTANTE: tras la instalación es posible que no encuentres el icono de WorkProject en tu barra de tareas. Para solucionarlo, por favor sigue leyendo nuestras instrucciones recomendadas)
  2. Al hacer click, aparecerá un menú con diferentes opciones. Hay que pulsar sobre la opción "acceda a su cuenta"
Ya solo queda rellenar todos los campos del formulario para completar la creación de la cuenta de WorkProject. Una vez la cuenta está creada ya se podrá acceder a WorkProject para analizar y ver sus propios datos.

Una vez la cuenta está creada ya se podrá acceder a WorkProject para analizar, visualizar y modificar sus propios datos. Cuando el empleado seleccione su perfil en la parte superior derecha al clickar en "Mi cuenta" podrá modificar todos sus datos personales y medios de contacto. Desde su correo electrónico y teléfono de contacto hasta establecer su aplicación de videoconferencias preferente. Asimismo podrá visualizar al grupo al que pertenece, su actividad esperada y su mapa de productividad.


Funcionamiento básico

Para consultar WorkProject sólo tienes que utilizar un navegador.

Para acceder al panel de control tienes dos opciones: 
  1. Pincha con el botón derecho en el icono de WorkProject en la barra de tareas de tu sistema operativo y selecciona la opción “Acceda a su cuenta” 
  2. Utiliza este enlace (te recomendamos que lo marques como favorito para recordarlo y acceder más fácilmente) 
Si eres un manager o director de la empresa, podrás ver el detalle de los grupos, empleados y sus propios datos. Si eres un manager, sólo verás los datos relativos a tu departamento. Y si eres un empleado, podrás ver únicamente tus datos.

Si tienes permisos de administrador o responsable de grupo podrás intercambiar la visualización de la información para saber cómo lo vería un empleado. Para ello haz click en el icono de Mi Cuenta en la parte superior derecha de la pantalla y selecciona la opción “Ver como: empleado/administrador/responsable de grupo”.

Aplica los filtros para centrar la información en un día o periodo concreto y selecciona las personas o grupos que deseas consultar..

Si conoces de antemano la lista de los nombres de equipos remotos, puedes hacer la instalación a través de la opción de “instalación en red” del mismo instalador. Recuerda que son necesarios privilegios de administrador para instalar remotamente el cliente de WorkProject. Si prefieres que te ayudemos, no dudes en contactarnos en support@workmeter.com para guiarte.


Configuración – Opciones generales
En este apartado podrás configurar las opciones más generales de WorkProject como por ejemplo el nombre de la organización o el idioma de la herramienta como aspectos más básicos.


El resto de opciones sirven para:


  • Acceso por defecto a nuevos empleados: cuando está marcada, si aparece un usuario nuevo, por defecto tendrá la opción de acceder a su cuenta.
  • Seguimiento de actividad fuera del PC: si está activada, WorkProject también recogerá los tiempos de pausas y actividad offline que realizamos fuera del PC.
  • Editor de actividad habilitado: si habilitas el editor de actividad de WorkProject podrás añadir actividad que no ha sido recogida por la herramienta y asignarla al proyecto correspondiente. Por defecto esta opción viene siempre activada.

  • Bloquear la edición de datos: el administrador decide el periodo de bloqueo para la edición de datos, es decir, el tiempo que tiene el empleado para editar su actividad. Puede elegir no hacerlo habilitando la casilla "No bloquear" , decidir hacerlo con plazo de un mes habilitando la casilla "Del mes anterior, a partir del día" o seleccionando unos días concretos habilitando la casilla "Pasado el siguiente número de días". Para las últimas dos opciones mencionadas, al final de las casillas el administrador debe desplegar y seleccionar el numero de días, según corresponda.
  • Pausa mínima previa a la consulta de actividad offline: tiempo mínimo necesario de una pausa para que aparezca la consulta de actividad offline. Por debajo del tiempo fijado se descartará esa pausa y no se contabilizará como tiempo de actividad.
  • Requerir autorización al reporte manual de datos: permite configurar un tiempo máximo de edición a partir del cual, el manager del empleado que añade ese tiempo, tendrá que aprobar o denegar la adición. Si el empleado hace varias adiciones de actividad el mismo día, el tiempo se irá sumando y, cuando exceda el límite, se requerirá aprobación por parte del manager. Por defecto, esta opción está deshabilitada.
  • Requerir autorización cuando el tiempo total supere el esperado: permite activar un proceso de validación si el tiempo de actividad offline, que se quiere añadir, sumado a la actividad recogida de este día supera el esperado.  
  • Ejemplo:
    USUARIO ayer reportó 6 horas de actividad
    Esperado para el grupo de USUARIO: 8 horas
    Hoy USUARIO edita y rellena tiempo offline por 2,5 horas --> 6 + 2,5 = 8,5 > 8 --> se pedirá  validación  para esas 2,5 horas
  • Editar proyectos y actividad por separado: Podemos editar proyectos y actividad por separado. A nivel corporativo, se puede activar la edición solo de proyectos, solo de actividades, o ambas. Se puede bloquear la edición de datos (proyectos y actividades) del mes previo a partir de una fecha del mes en curso. Si activamos esa opción para que, por ejemplo, a partir del día 5 se bloqueen las ediciones del mes anterior, los empleados tendrán los días 1,2,3 y 4 para editar el mes previo y no podrán cambiar nada llegado el día 5.


Configuración – Organigrama  Grupos 
En este panel podrás crear y modificar tus grupos de empleados. Tener una estructura de grupos te permitirá:
  • Visualizar de forma ordenada el organigrama y situar rápidamente a los empleados
  • Analizar los datos de actividad a nivel general de la compañía, por grupos o subgrupos al nivel jerárquico deseado
  • Configurar los horarios, la actividad esperada y las opciones de la consulta de actividad offline para toda la compañía o para un grupo en concreto

Antes de entrar en las opciones del panel, recuerda lo siguiente:
  • Todos los empleados pertenecen al grupo virtual "Todos"
  • Cada empleado puede pertenecer como máximo a un grupo o subgrupo
  • Si un empleado no pertenece a ningún grupo se considera que pertenece a "Todos", por tanto, la configuración de ese grupo se aplicará al empleado en cuestión
  • Puedes crear una estructura jerárquica de grupos, permitiendo crear subgrupos dentro del grupo principal
  • Por defecto, los subgrupos heredarán la configuración del grupo principal, permitiendo su posterior edición
  • Las reglas configuradas para un grupo serán aplicadas a todos los empleados de dicho grupo.
  • Los usuarios con permisos de "Administrador" pueden ver los datos de cualquier grupo mientras que aquellos que tienen permisos de "Responsable de grupo" únicamente verán la información correspondiente al grupo que le hayan asignado previamente

Crear o eliminar grupos
Para crear un grupo debes ir a Configuración – Organigrama  Grupos y situarte sobre el grupo "Todos" y pulsar en el icono +De igual forma puedes crear un subgrupo dentro de otro grupo. Podrás anidar tantos subgrupos como desees y así reflejar la estructura de tu empresa.

Puede eliminar cualquier grupo pulsando el icono de la papelera, excepto el grupo "Todos" (que no se puede borrar). Puedes ocultar o mostrar los grupos/subgrupos ya creados, haciendo clic sobre el símbolo ">" o "v" que aparecen a la derecha del nombre del grupo.

Editar grupos
De igual manera que puedes crear y eliminar grupos, también puedes editar uno ya creado si hacer click en el icono de editar grupo que aparece a la derecha cuando pasas el ratón por encima del nombre del grupo. Tienes las siguientes opciones de configuración:
  • Nombre del grupo: nombre que representará al grupo de empleados (puede ser un departamento de tu organización o cualquier otro criterio que encuentres conveniente)
  • Actividad esperada: tiempo estimado de actividad por día para los miembros del grupo. Si tus empleados trabajan 8 horas diarias, ese deberá ser el valor a configurar en este campo.
  • Proyecto: es el proyecto inicial por defecto. La primera vez que WorkProject detecte actividad, esta irá vinculada a dicho proyecto. 
  • Activar seguimiento sin PC: si está activada, WorkProject recogerá los tiempos de pausas y actividad offline que realice dicho grupo fuera del PC
  • Tiempo personal: permite definir periodos de tiempo durante los cuales WorkProject para la recogida de datos. El empleado podrá seleccionar esta opción mediante el icono de la aplicación y dejar de recopilar información. Puedes modificar el nombre que verá el empleado para esta opción. Finalmente dicha opción de "Tiempo personal" se podrá limitar por tiempo y por horarios para que sólo se pueda detener WorkProject en unas franjas de tiempo concretas.
Si en un grupo se encuentra un solo usuario, cuando asignemos un proyecto a este usuario, se le asignará automáticamente a su grupo. 

Configuración – Organigrama  Empleados 

Este panel permite la configuración de los empleados que han reportado actividad a través del cliente instalado en sus equipos. 

Para cada empleado podrás ver un formulario con los siguientes campos: 

  1. Nombre de usuario: nombre de usuario reportado por el cliente. Corresponde al nombre de usuario del sistema operativo usado por el empleado. 
  2. Grupo: el nombre del grupo al que pertenece dicho empleado. Si no está asignado a ningún grupo, el sistema considerará que pertenece al grupo "Todos". Recuerda que un empleado solamente puede pertenecer a un único grupo. 
  3. Acceso permitido: esta opción permite que los empleados accedan al portal de WorkProject para consultar sus datos. 
  4. Acceso creado: esta opción te indica si ese empleado se ha creado una cuenta de WorkProject

Desde este panel puedes asignar grupos a los nuevos empleados o cambiar de grupo a un empleado ya creado. También puedes exportar la información en formato Excel y mostrar u ocultar información para ver únicamente los empleados con acceso permitido a WorkProject o todos los empleados que han formado parte de la organización.
Por último, puedes seleccionar uno o varios empleados y pinchando en el botón    se deshabilitará su perfil para que deje de reportar actividad en WorkProject.   

Además puedes editar la información de cada empleado y acceder a más opciones de configuración. 
  • Cambiar el nombre del empleado
  • Cambiar la dirección de email
  • Empleado habilitado: si está marcado, el empleado está reportando información a WorkProject
  • Acceso permitido: si está marcado, el empleado puede acceder a la plataforma WorkProject
  • Seguimiento offline activado: si está marcado, el empleado puede reportar actividad offline a través del IDLE Tracking (por ejemplo, reuniones de trabajo, llamadas telefónicas, etc.)
  • Horas convenio: puedes añadir las horas mensuales de trabajo que realiza dicho empleado según su tipo de convenio laboral
  • Coste x hora: representa el coste por hora de trabajo de dicho empleado. Esta información servirá para calcular la rentabilidad de tus proyectos en el panel "Datos financieros" y analizar el coste/beneficio de los mismos.
  • Hora facturable: representa el precio por hora de dicho empleado. Esta información servirá para calcular la rentabilidad de tus proyectos en el panel "Datos financieros" y analizar el coste/beneficio de los mismos. IMPORTANTE: si un proyecto está configurado con una hora facturable definida, no se tendrá en cuenta la información de la hora facturable del empleado para calcular los márgenes y rentabilidad de dicho proyecto.

Borrar empleados

Podemos marcar los empleados como eliminados para que no vuelvan a aparecer en la aplicación. Su histórico dejará de tener efecto y, aunque se reinstale, no volverán a aparecer en la aplicación.

Solo tenemos que ir a Configuración > Organigrama > Empleados en el panel lateral de la herramienta y hacer click en el botón de Eliminar .
Configuración – Proyectos – Configurar proyectos

La explicación de cómo crear y configurar proyectos aparece en la apartado "Configuración" de esta página de ayuda de WorkProject. Por favor, pincha aquí para encontrar toda la información al respecto al final de dicha página. 

Configuración – Proyectos – Proyectos x grupos

Muestra un listado con todos los proyectos, tareas y subtareas que tienes creados y los grupos de trabajo asociados a dichos proyectos, tareas y subtareas. Muestra también para cada grupo cuál es el proyecto por defecto.

Tienes un buscador para encontrar fácilmente un proyecto o tarea concreta y ver qué grupos de trabajo lo tienen asociado.

Configuración – Proyectos  – Proyectos x usuarios

Muestra un listado con todos los proyectos, tareas y subtareas que tienes creados y los empleados que pueden reportar actividad a dichos proyectos, tareas y subtareas.

Tienes un buscador para encontrar fácilmente un proyecto o tarea concreta y ver qué empleados lo tienen asociado.


Configuración  Informes programados

Ahora puedes programar informes de los paneles principales y recibirlos en PDF, EXCEL o HTML, semanal o mensualmente. Puedes configurar los informes en Configuración - Informes y ver los resultados en Informes – Programados.



Configurar un nuevo informe

Para configurar un informe desde cero, solo tienes que ir a Configuración - Informes y crear un Nuevo Informe. A continuación, rellena el formulario que aparece en pantalla. 



Formulario

En él podrás titular el informe en el apartado Descripción.


En los desplegables de Datos y Periodicidad, podrás seleccionar los datos concretos que quieres exportar y la periodicidad (mensual o semanal).
El apartado Tipo te dará la opción de elegir entre Usuario o Grupo y clicando en el icono  podrás filtrar los grupos o usuarios sobre los cuales se quieren exportar los datos.

En Format, podrás escoger si quieres descargar el informe en PDF, Excel o HTML, y en Email podrás escribir tu correo electrónico si quieres recibir una copia del informe.




Configuración - Detalle proyectos x día
Muestra la misma información que el informe de proyectos pero separado por días y completamente desglosado.


Configuración – IT – Dispositivos 

Muestra el listado de equipos desde los que se ha registrado actividad por parte de los clientes de WorkProject

Configuración – IT – Descargar instalador

Desde aquí podrás descargar el instalador de WorkProject para tu sistema operativo.

Configuración – Administradores 

El panel de “administradores” de usuarios solamente es visto por los administradores de la cuenta. En este panel puedes visualizar todos los usuarios con privilegios de WorkProject en tu empresa. Puedes editar y borrar a los ya existentes o crear uno nuevo. Los distintos tipos de privilegios que puedes configurar son: 
  1. Administrador: Tiene permisos de configuración para el grupo Everybody y, por tanto, para toda la empresa. Puede ver todos los paneles y administrar todos los grupos. 
  2. Técnico de sistemas: Puede acceder para descargar el instalador pero no puede ver los datos de los empleados. 
  3. Responsable de grupo: Puede visualizar los datos de los grupos que tiene asignados y configurar ciertas opciones como el mapa de productividad. 

Reportar actividad offline o fuera del PC

WorkProject también recoge actividad realizada fuera del PC que debe ser informado por el propio empleado. En el momento en que el ordenador detecte otra vez actividad después de una pausa, la herramienta mostrará un popup preguntando cuál ha sido la actividad realizada: el empleado podrá elegir una de las opciones configuradas previamente por el administrador en este panel. La opción seleccionada en el popup quedará reflejada como una aplicación offline.
Notas importantes sobre el IDLE Tracking:
  1. Viene activado por defecto cuando se crea la cuenta (si lo deseas, puedes desactivarlo en Configuración > Opciones generales)
  2. Si se activa, se activa para toda la compañía
  3. Se puede desactivar por grupo o por empleados concretos en Configuración > Organigrama > Grupo/Empleado
Para configurar el seguimiento de la actividad offline, primero debes asegurarte que lo tienes activado. Para ello, el administrador debe dirigirse a Configuración > Opciones generales y activar la casilla "Seguimiento de actividad fuera del PC". También es posible configurar el tiempo mínimo de inactividad antes de que aparezca el pop que te pregunta qué has estado haciendo, aunque nosotros recomendamos dejarlo por defecto en 5 minutos para que no sea demasiado intrusivo.


Por último, podemos editar la información recogida mientras no estábamos utilizando el ordenador si pulsamos el icono   que aparece en la esquina inferior derecha del popup y asignarla a uno o varios proyectos específicos.
Para ello, se abrirá una nueva ventana donde si queremos, podremos dividir la información offline recogida en varias tareas (si pulsamos en +). 
También podemos indicarle a la herramienta en qué proyecto queremos que añada los tiempos de dicha tarea, seleccionándolo del desplegable "Proyecto".
Si pulsamos en "Enviar datos" se guardará toda la información.