El editor de actividad de WorkProject sirve para introducir actividad offline en días pasados con información que no ha sido recogida de forma automática por la herramienta. Por ejemplo, añadir tiempos de actividad offline cómo reuniones, visitas comerciales y en definitiva cualquier actividad offline que se desarrolle fuera del PC. También puedes vincularla a un proyecto específico para que la información sea lo más fiel posible a la realidad.

El administrador puede habilitar o deshabilitar el editor de actividad de WorkProject en el panel Configuración > Opciones generales y marcar/desmarcar la casilla “Editor de actividad habilitado”. El administrador también podrá decidir el periodo de bloqueo para la edición de datos, es decir, el tiempo que tiene el empleado para editar su actividad. Puede elegir no hacerlo habilitando la casilla "No bloquear" , decidir hacerlo con plazo de un mes habilitando la casilla "Del mes anterior, a partir del día" o seleccionando unos días concretos habilitando la casilla "Pasado el siguiente número de días". Para las últimas dos opciones mencionadas, al final de las casillas el administrador debe desplegar y seleccionar el numero de días, según corresponda.


Por defecto, el editor de actividad de WorkProject siempre está habilitado tanto para el administrador como para los empleados. Una vez activado para toda la compañía debes asegurarte que el empleado tiene activado la opción de acceso a sus datos y activarle el editor. Recuerda que SÓLO se puede dar el permiso a nivel de empleado y NO de grupo.

Si quieres limitar el acceso al editor a ciertos perfiles de tu organización, puedes deshabilitarlo en los perfiles empleados en Configuración > Organigrama > Empleados y marcar/desmarcar la casilla “Editor de actividad habilitado” dentro de la ficha de cada empleado.

En el panel Configuración > Opciones generales hay una opción llamada "Requerir autorización al reporte manual de datos". Esto permite configurar un tiempo máximo de edición a partir del cual, el manager del empleado que añade ese tiempo, tendrá que aprobar o denegar la adición. Si el empleado hace varias adiciones de actividad el mismo día, el tiempo se irá sumando y, cuando exceda el límite, se requerirá aprobación por parte del manager. Por defecto, esta opción está deshabilitada."


Cómo funciona el editor de actividad

Gracias al editor de actividad de WorkProject podrás añadir actividad offline y completar la información previamente recopilada.

Es importante señalar que sólo se permitirá informar de actividad en rangos de tiempo que no contengan actividad previa, ya que no es posible modificar la actividad que se haya recogido de forma automática por WorkProject.

El editor de actividad funciona en base al filtro de fechas y empleados de la esquina superior derecha de WorkProject.

  • Si eres empleado, solamente tendrás que seleccionar el rango de fechas en el que quieras añadir actividad mediante el editor
  • Si eres administrador, además del rango de fechas deberás elegir el empleado al cual quieres incrementarle actividad


Una vez seleccionado un rango de fechas y un empleado concreto (si eres empleado solo con el rango de fechas es suficiente) haz click en el panel “Editor de actividad” del menú izquierdo de WorkProject para acceder al resumen del horario visual.

El sombreado verde indica el día actual, el cual se puede modificar siempre y cuando no haya actividad previa detectada y sólo hasta la hora entera anterior. Es decir, si a las 13:13 se comenzó a registrar la actividad, se podrá editar solo hasta las 13:00. Pero si hubo actividad previa detectada en el día en curso, no se podrá modificar la jornada. Cuando se han realizado cambios y se están procesando los nuevos datos, se bloquea también el día en curso.

Para añadir actividad en días anteriores, simplemente haz click fuera de la zona naranja del día que quieras modificar y verás la siguiente ventana:


Selecciona el tipo de actividad que quieres añadir así como las horas de inicio y de fin de dicha actividad. 
Selecciona también el proyecto al que quieras vincularle dicha actividad.
Por último dale al botón ”Enviar”.

Volverás a la pantalla de horario visual con los cambios que hayas realizado en un bloque de color rojo. Puedes seguir incluyendo información adicional para el resto de días que quieras modificar. Una vez hayas terminado con la edición de datos, pulsa el botón “Aplicar cambios” para que el sistema procese la nueva información en el servidor.

Notas importantes a tener en cuenta:

  1. No es posible añadir información de actividad para el día en curso (franja de color verde) si se detectó actividad previa a la franja de tiempo que se quiere modificar.
  2. Si se puede modificar el día en curso siempre y cuando no haya actividad previa detectada y sólo hasta la hora entera anterior. Es decir, si a las 13:13 se comenzó a registrar la actividad, se podrá editar solo hasta las 13:00. 
  3. Cuando aplicas cambios se bloquean los días modificados hasta que se procesen los datos en servidor (normalmente 24 horas) impidiendo realizar más cambios. Es importante asegurarse de que se hayan añadido todas las modificaciones necesarias antes de aplicar los cambios ya que es una acción definitiva y que bloquea los días modificados hasta pasadas 24 horas.
  4. Si eres administrador y quieres modificar los datos de varios empleados, primero tienes que hacer los cambios para un solo empleado y aplicar. Luego seleccionar el siguiente, añadir los cambios y aplicar. Y así sucesivamente hasta completar la información de todas las personas a las que quieras añadir actividad.
  5. Si se añaden tiempos de actividad superiores al configurado por el manager se requerirá previamente la aprobación del mismo. Un color rojo intenso significa que la edición está bloqueada y pendiente de revisar por el manager mientras que un color rojo más débil se traduce en que está validado pero la herramienta todavía no lo ha procesado.


Para ver el proceso más claro veamos un ejemplo:

El empleado Enrique Casas quiere informar de una reunión con un cliente que tuvo el pasado 23 de marzo de 2017 y que al tratarse de actividad offline la herramienta no ha recogido. WorkProject recopiló automáticamente toda la actividad de ese día con el ordenador de Enrique desde que llegó a las 08:53 hasta que tuvo que irse a visitar a dicho cliente de 15:30 a 17:30.

Enrique decide utilizar el editor de actividad de WorkProject.

Para ello accede a la herramienta y selecciona el panel “Editor de actividad.” En el filtro de fechas selecciona el día de la reunión (23 de marzo de 2017).

Después hace click sobre la zona gris del día y rellena los campos con la información de la reunión comercial que mantuvo y pulsa sobre “Enviar”.

Ahora ya aparece dibujada con un bloque rojo la nueva información que acaba de introducir Enrique sobre visita comercial. Como no tiene previsto hacer más cambios, solo queda pulsar sobre el botón “Aplicar cambios” para que WorkProject procese toda la información.


Cómo funciona la APP móvil: fichajes desde tu smartphone

WorkProject también te permite realizar fichajes directamente desde tu smartphone para recoger aquellos tiempos de actividad donde no vayas a utilizar el ordenador para trabajar, como por ejemplo visitas comerciales o los horarios de trabajo de empleados móviles.

Para ello, debes entrar con el navegador de tu smartphone en la siguiente dirección: https://timework.workmeter.com/app 
Te recomendamos que añadas el enlace a favoritos o marcadores para que las próximas veces puedas acceder de forma inmediata.

Después, introduce los datos de tu cuenta de acceso a WorkProject (email y password).
También puedes crearte una cuenta nueva de WorkProject  si es la primera vez que accedes.

Una vez dentro de la herramienta, pulsa en el botón "Iniciar contador" para que WorkProject empiece a recoger la actividad. Verás que se pone en marcha el contador de tiempo. Cuando termines, pulsa esta vez donde pone "Parar contador" y WorkProject  dejará de recopilar información.

Hay un desplegable llamado "Opciones" donde puedes elegir si quieres que la aplicación te recuerde que estás reportar actividad mediante este sistema cada cierto tiempo (1,2,3,4 horas o nunca). Como es la primera versión de la APP móvil, de momento esta opción solo funciona si mantienes el navegador con la URL en primer plano.

Notas importantes a tener en cuenta:
  1. Toda la información recopilada se considera como actividad productiva
  2. Los datos aparecen en el panel de aplicaciones de WorkProject como "MANUAL_REPORTING" y desde el dispositivo "ManualAPP"
  3. La actividad debe ser superior a 1 minuto e inferior a 12 horas


Editar proyectos

En este panel podrás modificar el tiempo de tus proyectos y asignarlos a otros diferentes

Gracias a este panel de WorkProject ya es posible redistribuir tiempos de un proyecto a otro y realizar cambios necesarios que reflejen un escenario lo más fiel posible a la realidad. Para empezar, tienes dos tipos de visualización diferentes: por mes y por día:

 


Para traspasar tiempo de un proyecto a otro, primero selecciona el día en el que quieras realizar el cambio para cambiar a la vista por día. En esta vista, cada fila representa una hora de trabajo completa y te muestra todos los proyectos que has tenido activos durante esa franja. Haz click en el proyecto en el que quieres hacer cambios y te aparecerá la siguiente ventana:
Aquí deberás seleccionar del tiempo total del proyecto original, cuánto tiempo quieres traspasar al nuevo proyecto. Para ello, selecciona el que corresponda del desplegable y rellena el cuadro con la nueva información (también puedes utilizar la barra inferior y arrastrarla hacia la izquierda/derecha para ver los cambios en tiempo real). 
Cuando estés de acuerdo con el escenario configurado, tan solo haz click en "Enviar" para guardar los cambios.