Para poner en marcha EffiWork en tu organización te recomendamos que sigas principalmente estos pasos. 

Comunicarlo a los empleados 

Recuerda que siempre estamos a tu disposición para ofrecerte más consejos y guiarte en cualquier duda que te pueda surgir. Simplemente contáctanos en support@workmeter.com y estaremos encantados de atenderte. 

Te recomendamos que actúes con transparencia y compartas con tus empleados tu inquietud por mejorar. EffiWork es principalmente para los empleados, protege la privacidad y ofrece beneficios tanto para las personas como para la empresa.

Y recuerda, siempre puedes contactar con un representante nuestro para que te guíe y ayude.


Crear cuenta a los empleados 

Para que los empleados puedan ver sus datos, primero tienen que crearse una cuenta de EffiWork. Para ello:

  1. Tienen que hacer click con el botón derecho del ratón sobre el icono de EffiWork que aparece en la barra de tareas (lado inferior derecho en Windows o lado superior en Mac OS) (IMPORTANTE: tras la instalación es posible que no encuentres el icono de EffiWork en tu barra de tareas. Para solucionarlo, por favor sigue leyendo nuestras instrucciones recomendadas)
  2. Al hacer click, aparecerá un menú con diferentes opciones. Hay que pulsar sobre la opción "acceda a su cuenta"
Ya solo queda rellenar todos los campos del formulario para completar la creación de la cuenta de EffiWork. 



Una vez la cuenta está creada ya se podrá acceder a EffiWork para analizar, visualizar y modificar sus propios datos. Cuando el empleado seleccione su perfil en la parte superior derecha al clickar en "Mi cuenta" podrá modificar todos sus datos personales y medios de contacto. Desde su correo electrónico y teléfono de contacto hasta establecer su aplicación de videoconferencias preferente. Asimismo podrá visualizar al grupo al que pertenece, su actividad esperada y su mapa de productividad.


Funcionamiento básico

Para consultar EffiWork sólo tienes que utilizar un navegador.

Para acceder al panel de control tienes dos opciones: 
  1. Pincha con el botón derecho en el icono de EffiWork en la barra de tareas de tu sistema operativo y selecciona la opción “Acceda a su cuenta” 
  2. Utiliza el siguiente enlace: https://timework.workmeter.com/ (te recomendamos que lo marques como favorito para recordarlo y acceder más fácilmente) 
Si eres un manager o director de la empresa, podrás ver el detalle de los grupos, empleados y sus propios datos. Si eres un manager, sólo verás los datos relativos a tu departamento. Y si eres un empleado, podrás ver únicamente tus datos.
Software de productividad_filtro

Si tienes permisos de administrador o responsable de grupo podrás intercambiar la visualización de la información para saber cómo lo vería un empleado. Para ello haz click en el icono de Mi Cuenta en la parte superior derecha de la pantalla y selecciona la opción “Ver como: empleado/administrador/responsable de grupo”.

Software de productividad_filtro

Aplica los filtros para centrar la información en un día o periodo concreto y selecciona las personas o grupos que deseas consultar..

Si conoces de antemano la lista de los nombres de equipos remotos, puedes hacer la instalación a través de la opción de “instalación en red” del mismo instalador. Recuerda que son necesarios privilegios de administrador para instalar remotamente el cliente de EffiWork. Si prefieres que te ayudemos, no dudes en contactarnos en support@workmeter.com para guiarte.

Configuración – Opciones generales
En este apartado podrás configurar las opciones más generales de EffiWork como por ejemplo el nombre de la organización o el idioma de la herramienta como aspectos más básicos.
    



El resto de opciones sirven para:
  • Acceso por defecto a nuevos empleados: cuando está marcada, si aparece un usuario nuevo, por defecto tendrá la opción de acceder a su cuenta.
  • Seguimiento de actividad fuera del PC: si está activada, EffiWork. también recogerá los tiempos de pausas y actividad offline que realizamos fuera del PC.
  • Editor de actividad habilitado: si habilitas el editor de actividad de EffiWork. podrás añadir actividad que no ha sido recogida por la herramienta y asignarla al proyecto correspondiente. Por defecto esta opción viene siempre activada.

  • Bloquear la edición de datos: el administrador decide el periodo de bloqueo para la edición de datos, es decir, el tiempo que tiene el empleado para editar su actividad. Puede elegir no hacerlo habilitando la casilla "No bloquear" , decidir hacerlo con plazo de un mes habilitando la casilla "Del mes anterior, a partir del día" o seleccionando unos días concretos habilitando la casilla "Pasado el siguiente número de días". Para las últimas dos opciones mencionadas, al final de las casillas el administrador debe desplegar y seleccionar el numero de días, según corresponda.
  • Pausa mínima previa a la consulta de actividad offline: tiempo mínimo necesario de una pausa para que aparezca la consulta de actividad offline. Por debajo del tiempo fijado se descartará esa pausa y no se contabilizará como tiempo de actividad.
  • Requerir autorización al reporte manual de datos: permite configurar un tiempo máximo de edición a partir del cual, el manager del empleado que añade ese tiempo, tendrá que aprobar o denegar la adición. Si el empleado hace varias adiciones de actividad el mismo día, el tiempo se irá sumando y, cuando exceda el límite, se requerirá aprobación por parte del manager. Por defecto, esta opción está deshabilitada.
  • Requerir autorización cuando el tiempo total supere el esperado: permite activar un proceso de validación si el tiempo de actividad offline, que se quiere añadir, sumado a la actividad recogida de este día supera el esperado.  
           Ejemplo:
           USUARIO ayer reportó 6 horas de actividad
           Esperado para el grupo de USUARIO: 8 horas
           Hoy USUARIO edita y rellena tiempo offline por 2,5 horas --> 6 + 2,5 = 8,5 > 8 --> se pedirá validación                   para esas 2,5 horas
  • Editar días en calendario: 3 opciones
  •             - Los empleados no pueden hacer modificaciones
                - Los empleados pueden modificar bajo aprobación
                - Los empleados pueden modificar sin aprobación
  • Editar proyectos y actividad por separado: Podemos editar proyectos y actividad por separado. A nivel corporativo, se puede activar la edición solo de proyectos, solo de actividades, o ambas. Se puede bloquear la edición de datos (proyectos y actividades) del mes previo a partir de una fecha del mes en curso. Si activamos esa opción para que, por ejemplo, a partir del día 5 se bloqueen las ediciones del mes anterior, los empleados tendrán los días 1,2,3 y 4 para editar el mes previo y no podrán cambiar nada llegado el día 5.
  • Ver datos de Hoy: esta opción permite des-activar el panel Hoy. 


Configuración – Organigrama - Grupos 

En este panel podrás crear y modificar tus grupos de empleados. Tener una estructura de grupos te permitirá:
  • Visualizar de forma ordenada el organigrama y situar rápidamente a los empleados
  • Analizar los datos de actividad a nivel general de la compañía, por grupos o subgrupos al nivel jerárquico deseado
  • Configurar los horarios, la actividad esperada y las opciones de la consulta de actividad offline para toda la compañía o para un grupo en concreto

Antes de entrar en las opciones del panel, recuerda lo siguiente:
  • Todos los empleados pertenecen al grupo virtual "Everybody"
  • Cada empleado puede pertenecer como máximo a un grupo o subgrupo
  • Si un empleado no pertenece a ningún grupo se considera que pertenece a "Everybody", por tanto, la configuración de ese grupo se aplicará al empleado en cuestión
  • Puede crear una estructura jerárquica de grupos, permitiendo crear subgrupos dentro del grupo principal
  • Por defecto, los subgrupos heredarán la configuración del grupo principal, permitiendo su posterior edición
  • Las reglas configuradas para un grupo serán aplicadas a todos los empleados de dicho grupo.
  • Los usuarios con permisos de "Administrador" pueden ver los datos de cualquier grupo mientras que aquellos que tienen permisos de "Responsable de grupo" únicamente verán la información correspondiente al grupo que le hayan asignado previamente

Crear o eliminar grupos
Para crear un grupo debe ir a Configuración – Organigrama - Grupos y situarse sobre el grupo "Everybody" y pulsar en el icono +De igual forma puede crear un subgrupo dentro de otro grupo. Podrás anidar tantos subgrupos como desees y así reflejar la estructura de tu empresa.

Puede eliminar cualquier grupo pulsando el icono de la papelera, excepto el grupo "Everybody" (que no se puede borrar). Puedes ocultar o mostrar los grupos/subgrupos ya creados, haciendo clic sobre el símbolo ">" o "˅" que aparecen a la derecha del nombre del grupo.

Editar grupos

De igual manera que puedes crear y eliminar grupos, también puedes editar uno ya creado al hacer click en el icono de editar grupo que aparece a la derecha cuando pasas el ratón por encima del nombre del grupo. Tienes las siguientes opciones de configuración:
  • Nombre del grupo: nombre que representará al grupo de empleados (puede ser un departamento de tu organización o cualquier otro criterio que encuentres conveniente).
  • Actividad esperada: tiempo estimado de actividad por día para los miembros del grupo. Si tus empleados trabajan 8 horas diarias, ese deberá ser el valor a configurar en este campo.
  • Activar seguimiento sin PC: si está activada, EffiWork recogerá los tiempos de pausas y actividad offline que realice dicho grupo fuera del PC
  • Configurar horario: con esta opción puedes dibujar el horario predeterminado para todas las personas que forman parte de ese grupo. Haz click en cualquier cuadrado (filas = día de la semana; columnas = hora del día) y arrastra hasta ajustar las horas de trabajo.
  • Tiempo personal: permite definir periodos de tiempo durante los cuales EffiWork para la recogida de datos. El empleado podrá seleccionar esta opción mediante el icono de la aplicación y dejar de recopilar información. Puedes modificar el nombre que verá el empleado para esta opción. Finalmente dicha opción de "Tiempo personal" se podrá limitar por tiempo y por horarios para que sólo se pueda detener EffiWork en unas franjas de tiempo concretas.

Configuración – Organigrama - Empleados 






Puedes editar los empleados para rellenar el siguiente formulario
  • Nombre de usuario: nombre de usuario reportado por el cliente. Corresponde al nombre de usuario del sistema operativo usado por el empleado. 
  • Dirección de Correo: rellenar el Email del empleado
  • Teléfono: permite introducir el número de teléfono del empleado para crear un enlace que permita llamar al usuario
  • Videoconferencia-Aplicación: puedes seleccionar la aplicación de vídeo conferencia corporativa
  • Videoconferencia-ID: para introducir el ID del empleado
Nota: estas 3 opciones (Teléfono, Videoconferencia-Aplicación y Videoconferencia- ID) no están, aún, operativas  en esta versión pero, pronto, podrás desde Time@Work llamar a los empleados o abrir Videoconferencias. No obstante, puedes rellenar estos datos ahora para poder utilizar estas nuevas funcionalidades en cuanto estén operativas. Te mantendremos informado. 
  • Empleado habilitado: Esta opción muestra que el empleado está reportando datos.
  • Acceso permitido: esta opción permite que los empleados accedan al portal de Time@Work para consultar sus datos. 
  • Seguimiento Offline activado: esta opción te indica que el empleado puede reportar actividad offline a través de una ventana emergente. 
  • Reporte manual desde app móvil: Esta opción permite que el empleado reporte su actividad a través de una app móvil. 
  • Horas de convenio: se puede introducir la horas anuales especificadas en el convenio de la organización.
  • Coste x Hora: este campo sólo aplica para los clientes que tienen, también, el módulo de medición de proyectos WorkProject
  • Precio hora facturable: este campo sólo aplica para los clientes que tienen, también, el módulo de medición de proyectos WorkProject
  • Calendario: Time@Work permite crear diferentes calendario y se puede asignar a cada empleado el calendario que le corresponde. Leer más acerca del calendario
  • Información Extra: este campo sirve para añadir información relevante para identificar al empleado (por ejemplo un identificador)









Des-habilitar empleados

Puede des-habilitar empleados que ya no tienen que reportar. Por defecto la fecha de la baja es la de hoy pero puede modificarla siguiendo los siguientes pasos: 


Borrar empleados

Podemos marcar los empleados como eliminados para que no vuelvan a aparecer en la aplicación. Su histórico dejará de tener efecto y, aunque se reinstale, no volverán a aparecer en la aplicación.
Solo tenemos que ir a Configuración > Organigrama > Empleados en el panel lateral de la herramienta y hacer click en el botón de Eliminar .


Configuración  Informes programados

Ahora puedes programar informes de los paneles principales y recibirlos en PDF, EXCEL o HTML, semanal o mensualmente. Puedes configurar los informes en Configuración - Informes y ver los resultados en Informes – Programados.


Software productividad_configuración informes

software productividad informes

Para configurar un informe desde cero, solo tienes que ir a Configuración - Informes y crear un Nuevo Informe. A continuación, rellena el formulario que aparece en pantalla.



Formulario


En él podrás titular el informe en el apartado Descripción.

En los desplegables de Datos y Periodicidad, podrás seleccionar los datos concretos que quieres exportar y la periodicidad (mensual o semanal).
El apartado Tipo te dará la opción de elegir entre Usuario o Grupo y clicando en el icono podrás filtrar los grupos o usuarios sobre los cuales se quieren exportar los datos.

En Format, podrás escoger si quieres descargar el informe en PDF, Excel o HTML, y en Email podrás escribir tu correo electrónico si quieres recibir una copia del informe.




Puedes poner varias personas en copia separando los Emails por comas. 

Configuración – IT - Dispositivos 

Muestra el listado de equipos desde los que se ha registrado actividad por parte de los clientes de EffiWork

Configuración – IT - Acceso móvil

Para que los empleados puedan reportar actividad manualmente es necesario crear un código de cliente. Para generarlo, haz click en el botón "Generar" y mándalo a todos los empleados que quieres que puedan reportar actividad desde su dispositivo móvil.

Configuración – Administradores 

El panel de “administradores” de usuarios solamente es visto por los administradores de la cuenta. En este panel puedes visualizar todos los usuarios con privilegios de EffiWork en tu empresa. Puedes editar y borrar a los ya existentes o crear uno nuevo. Los distintos tipos de privilegios que puedes configurar son: 
  1. Administrador: Tiene permisos de configuración para el grupo Everybody y, por tanto, para toda la empresa. Puede ver todos los paneles y administrar todos los grupos. 
  2. Técnico de sistemas: Puede acceder para descargar el instalador pero no puede ver los datos de los empleados. 
  3. Responsable de grupo: Puede visualizar los datos de los grupos que tiene asignados y configurar ciertas opciones como el mapa de productividad. 

Configuración - Mapa de productividad

Encontrarás el mapa de productividad dentro del panel de configuración de EffiWork. El mapa de productividad se configura para cada grupo de trabajo, pues habrán aplicaciones que podrán ser consideradas como productivas para un grupo y para otro no (por ejemplo, generalmente en el grupo de marketing online, Facebook o Twitter son productivas mientras que en Contabilidad o Ventas son improductivas).

Para cambiar la configuración de una aplicación basta con pulsar el “interruptor” siendo verde productivo y amarillo no productivo.

Las aplicaciones que no se hayan configurado, aparecerán por defecto como no productivas. Utiliza el buscador para encontrar una aplicación en concreto.

Podrás filtrar las aplicaciones mediante la opción Ver solo no configuradas para filtrar por aquellas que no han sido definidas por su organización. Se recomienda configurarlas siempre que su uso sea significativo. Cualquier cambio realizado en el mapa de productividad, se hará con efecto retroactivo. Los cambios se aplicarán a los datos anteriores para que toda la información sea 
homogénea.


Configuración - Sub-Patrones

A menudo dentro de una misma aplicación hay partes que queremos dividir en dos actividades o procesos diferentes para ver el tiempo de actividad en cada una de ellas. O por ejemplo que sean productivas para determinados grupos de trabajo y para otros no. Para estos casos, hemos desarrollado en EffiWork una opción llamada "sub-patrones de aplicaciones".

Existe la posibilidad de definir una parte de una aplicación como si fuera otra aplicación diferentes y poder definir ésta con criterios de productividad diferentes a la original.

Dirígete a Configuración > Productividad > Aplicaciones  y haz clic en el icono    de la aplicación en la que quieras crear sub-patrones.

Por ejemplo: Si usamos Microsoft Excel podemos definir los siguientes sub-patrones:

- 2017PRESU*, donde los archivos que contengan este nombre aparecerán como Presupuestos 2017
- 2017CLI*, donde los archivos que contengan este nombre aparecerán como Listado Clientes 2017.   (*es un comodín que significa "cualquier texto")
Seguirá apareciendo una aplicación llamada Microsoft.Excel, pero también aparecerán dos aplicaciones más llamadas [EXCEL.EXE] Presupuestos 2017 y [EXCEL.EXE] Listado Clientes 2017.

Cada una de ella puede configurarse en el Mapa de Productividad como productiva o no productiva independientemente la una de la otra.
En el ejemplo anterior, es posible que para el grupo de informática los libros definidos como ‘listado de clientes’ no serán productivos pero los trabajos restantes con Microsoft Excel sí lo sean.

También es posible definir esto mismo en diferentes secciones de una página web siempre que el nombre de la sección vaya cambiando. Por ejemplo, podemos definir la web *.miempresa.com/producto* como productiva y *.miempresa.com/portal_social* como no productiva.


Configuración Aplicaciones clave

Para marcar como Aplicaciones clave aquellas aplicaciones cruciales para el desempeño del trabajo diario, accederemos al apartado de Configuración > Productividad > Aplicaciones.
Software productividad aplicaciones
Una vez aquí, accederemos al apartado de para editar la configuración de la aplicación haciendo click en el iconoNos aparecerá un cuadro para editar la configuración de la aplicación. Marcaremos la casilla Aplicación claveSi queremos deshacer esta acción, simplemente tendremos que desmarcar la casilla. 


Configurar actividades offline como clave

Si lo que queremos es marcar actividades sin PC como clave, el proceso es muy similar. Iremos al apartado Configuración >Productividad>Seguimiento sin PC.

software de productividad offline
Una vez aquí, accederemos al apartado de para editar la configuración de la actividad sin PC haciendo click en el iconoMarcaremos la casilla Aplicación claveSi queremos deshacer esta acción, simplemente tendremos que desmarcar la casilla. 



Reportar actividad offline o fuera del PC (IDLE Tracking)

EffiWork también recoge actividad realizada fuera del PC que debe ser informado por el propio empleado. En el momento en que el ordenador detecte otra vez actividad después de una pausa, la herramienta mostrará un popup preguntando cuál ha sido la actividad realizada: el empleado podrá elegir una de las opciones configuradas previamente por el administrador en este panel. La opción seleccionada en el popup quedará reflejada como una aplicación offline.
software de productividad idle

Notas importantes sobre el IDLE Tracking:
  1. Viene activado por defecto cuando se crea la cuenta (si lo deseas, puedes desactivarlo en Configuración > Opciones generales)
  2. Si se activa, se activa para toda la compañía
  3. Se puede desactivar por grupo o por empleados concretos en Configuración > Organigrama > Grupo/Empleado

Para configurar el seguimiento de la actividad offline, primero debes asegurarte que lo tienes activado. Para ello, el administrador debe dirigirse a Configuración > Opciones generales y activar la casilla "Seguimiento de actividad fuera del PC". También es posible configurar el tiempo mínimo de inactividad antes de que aparezca el pop que te pregunta qué has estado haciendo, aunque nosotros recomendamos dejarlo por defecto en 5 minutos para que no sea demasiado intrusivo.

Para configurar las diferentes opciones que aparecerán en el pop de seguimiento, debes ir a Configuración > Productividad > Seguimiento sin PC. Aquí podrás añadir nuevas actividades offline o modificar las que ya estén creadas. Puedes editar algunas opciones:
  • Actividad: título de la actividad que se mostrará al empleado
  • Grupo: grupo al que estará asociada esta actividad. Sólo los empleados del grupo asignado verán esa opción. Basta con pulsar sobre el enlace y seleccionar los grupos y/o subgrupos deseados.
  • Límite de tiempo: tiempo estimado a dedicar para cada actividad. Las actividades con límite de tiempo indicarán el tiempo gastado y el estimado al empleado
  • Modo:
    • Productivo: la actividad se contabilizará como activa y productiva
    • Activo: la actividad quedará reflejada, pero será NO productiva
    • No reportar: en este caso, la herramienta descartará la información, dejando una pausa en el gráfico de horario
Por último, podemos editar la información recogida mientras no estábamos utilizando el ordenador si pulsamos el icono   que aparece en la esquina inferior derecha del popup y asignarla a uno o varios proyectos específicos.
software productividad idle

Para ello, se abrirá una nueva ventana donde si queremos, podremos dividir la información offline recogida en varias tareas (si pulsamos en +). 
También podemos indicarle a la herramienta en qué proyecto queremos que añada los tiempos de dicha tarea, seleccionándolo del desplegable "Proyecto".
Si pulsamos en "Enviar datos" se guardará toda la información.