1. CONFIGURACIÓN CALENDARIOS

 Paso 1. Configuración - Calendarios - Tipos de días 

 Calendario Laboral _ Tipo de día

En esta pantalla se gestionan los tipos de días de los calendarios. Cada tipo de día tiene un nombre y una actividad esperada.

Por defecto, damos 4 tipos:

Calendario Laboral _ Tipo de día 

  • Laborable: esperado = 8 horas
  • Festivo: esperado = 0 horas
  • Teletrabajo: esperado = 8 horas
  • Vacaciones: esperado = 0 horas

Se pueden editar para cambiar el color o el esperado pero no se pueden eliminar. 

Puede crear tantos tipos de día como necesite y asignarles un color para localizarlos más fácilmente en el calendario.

Crear tipo de día

Si modificamos un tipo de día se nos da la opción de "aplicar los cambios a fechas previas a hoy", lo que implica cambiar el histórico. Si se marca el checkbox, el cambio se hace retroactivo.

Paso 2.  Configuración - Calendarios - Editar Calendarios 

Sólo visible por el administrador.

Por defecto damos el calendario GLOBAL con:

  • Lunes - Viernes --> Laborable: esperado = 8 horas
  • Sábado y Domingo --> Festivo: esperado = 0 horas
Calendario por defecto

Cada calendario tiene un tipo de día para cada día de la semana. El calendario GLOBAL sería él que aplica para la mayoría de los empleados pero podemos crear tantos calendarios como sea necesario.

Pongamos un ejemplo. En la empresa ACME las personas trabajan: 

  • De lunes a jueves: 8h45

  • El viernes: 05H00


En este caso, deberíamos: primero e
ditar el tipo de día “Laboral” (en configuración _Calendario_tipo de día) y cambiar el esperado a 08h45. Luego crear un tipo de día “Intensivo” con un esperado de 05H00. Finalmente, editar el calendario GLOBAL, clickar en el botón días de la semana, seleccionar el tipo de día “Intensivo” los viernes y guardar los cambios.

 










Los cambios que hacemos en “días de la semana” afectan a todo el calendario, es decir, si ponemos que el viernes es de tipo de día “Intensivo” afectará a todos los viernes del calendario. 






Una vez hemos hecho los cambios pertinentes en días de la semana, podemos editar día a día, haciendo click sobre el día que queremos editar.

 

Al hacer click se abre un form en el que podemos indicar el tipo de día y si el cambio es sólo para el año en curso o si es para siempre.

Editamos de nuevo el Calendario GLOBAL, seleccionamos la fecha  (por ejemplo 25 de diciembre), cambiamos el tipo de día a “Festivo (Nacional)” (que habremos creado previamente)  y aplicamos el cambio para todos los años. En el caso de semana santa cuya fecha varia de una año al otro aplicaríamos el cambio “Sólo esta vez”.


Nota: El calendario muestra el año en curso y se puede navegar al año previo y al siguiente



Si el calendario GLOBAL no aplica para el 100% de la plantilla puede copiarlo y crear otro calendario distinto que podrá editar luego para introducir los cambios necesarios.


Paso 3. Asignar calendarios a Grupos: Configuración - Organigrama - Grupos

Por defecto todos los grupos tienen asignado el calendario GLOBAL. Se puede modificar editando el grupo o si crea un grupo nuevo seleccionar el calendario que le corresponde.


 

 

El calendario se asigna a todos los empleados de un grupo aunque veremos que podemos asignar un calendario específico a un empleado. Si un empleado del grupo tiene un calendario diferente al de su grupo y cambiamos el calendario del grupo, el empleado no se verá afectado por el cambio (sólo cambiamos el calendario de los usuarios que tienen el de su grupo).


Paso 4. Asignar Calendario a Empleado: Configuración - Organigrama - Empleado

     





Por defecto el empleado tiene asignado el calendario de su grupo pero se puede modificar editando el perfil del empleado. Como acabamos de comentar, si un empleado tiene un calendario diferente al de su grupo y cambiamos el calendario del grupo, el cambio no afectará al empleado quien conservará el calendario que se le ha asignado. 





Paso 5. Definir permisos en Opciones generales: Configuración - Opciones Generales


En el bloque "Editar días en calendario" dispone de 3 opciones:

-        Los empleados no pueden hacer modificaciones

-        Los empleados pueden modificar bajo aprobación

-        Los empleados pueden modificar sin aprobación

     Si seleccionamos la opción "los empleados pueden modificar bajo aprobación", eso significa que cuando un empleado edite su calendario y modifique un tipo de día, el Responsable de Grupo o el Administrador recibirá una notificación, en el panel de notificaciones,  que podrá validar o denegar. 





2. PANEL DE CALENDARIO


Todos los perfiles pueden ver el calendario: el empleado puede ver SU calendario, los Administradores y de responsable de grupo puede filtrar un usuario y ver su calendario.

  ¿Cómo Visualizamos los días?




Parte inferior: una línea que nos marca el tipo de día




Fondo de cada día: un círculo que indica:Si no hay fondo quiere decir que es un día normal, por ejemplo, un festivo sin    esperado o un laborable en el  que hemos reportado actividad cercana al esperado.


- Hoy

- Día sin actividad detectada (estos son los que podemos editar para añadir actividad)

- Actividad por debajo de lo esperado (por debajo del 60% de lo esperado)

- Edición bloqueada: porque tenemos marcado el bloqueo por fechas, porque hay un edición pendiente de procesar o de aprobar...

- Día pendiente de aprobar: hemos pedido un cambio de tipo de día y aún no ha sido aprobado



Opciones de Empleado:


- Si la opción de configuración general permite la edición de calendario sin aprobación: El empleado podrá cambiar sus tipos de días del calendario para poder marcar fiestas, vacaciones, teletrabajo etc.

Se puede modificar:




Un día concreto 





      

Un rango de fechas 

Para seleccionar un rango bata con hacer click y arrastrar. La edición de un rango no permite aplicar el cambio para todos los años, sólo para el año en curso.





- Si la opción de configuración general permite la edición de calendario con aprobación: Los días quedarán marcados como pendientes, a la espera de que el manager valide el cambio. Hasta entonces, tendrán el tipo de día previo al cambio.


- Si la opción de configuración general permite la edición de actividad: 
Si la edición de actividad está permitida, podrá añadir, desde el calendario, actividad en los días en los que no hay ninguna actividad (SÓLO LOS DÍAS SIN ACTIVIDAD)


    





Para añadir actividad basta son arrastrar el ratón. 





Opciones de responsable de grupo:


Los responsables de grupo siempre podrán editar los tipos de días de un empleado. 

    -  Si la edición de calendario por parte del empleado está sujeta a autorización, los managers verán las peticiones pendientes de los empleados en la parte derecha de la      pantalla (además les aparecerán notificaciones al respecto)

   - Si la opción de configuración general permite la edición de actividad, los responsables de grupo también podrán añadir actividad de días vacíos del empleado



3. FILTRAR LOS DATOS EN FUNCIÓN DEL TIPO DE DÍA



En todos los paneles que muestran los datos en base a un esperado hemos añadido un filtro. Estos paneles son: 


-        Mapa de tiempo

-        Productividad x día, empleado y grupo

-        Horario resumen x empleado y x grupo

-        Horario Detalle

-        Informes horas extra y Conciliación laboral


Puede, ahora, filtrar los datos por tipo de día. Se puede seleccionar más de un tipo de día a la vez. Una vez seleccionados el tipo de día que desea incluir en el filtro, pulse el

botón Aplicar Cambios. Si el tipo de día que filtramos no está incluido dentro del rango de fecha que hemos seleccionado, la tabla de datos aparecerá vacía. De lo contrario,

siempre hay esperado y aparece, como mínimo, lo esperado.






Notas importantes: 


- Si hay empleados con días de actividad esperada, afectan a los datos aunque no reporten.

Esto significa que si un empleado no reporta actividad pero sigue activo, se

incluirá en el cálculo de las medias y del % de actividad sobre esperado. Es, por lo tanto, importante mantener el listado de empleados actualizado

(configuración_Organigrama_Empleados).   


Cuando des-habilita un usuario, por defecto, la fecha de la baja es la fecha de hoy. Puede modificar esta fecha por una fecha anterior siguiendo estos pasos:



- Si hay días sin esperado (por ejemplo los fines de semana) y unos empleados reportan actividad, esta actividad se mostrará en la horas de actividad total pero no se

tendrán en cuenta en el cálculo de las medias.